Buitenlandse btw op tijd terugvragen

Over de landsgrenzen. Ondanks het coronavirus zal de globalisering van onze economie gewoon verdergaan. Zeker binnen Europa kunt u zich als ondernemer niet laten beperken door landsgrenzen. Een klant in België of Duitsland kan voor uw onderneming zeer waardevol zijn en het is natuurlijk altijd leuk om een in een buitenlands bedrijf te mogen rondkijken.

Diensten. Bij het internationaal ondernemen kunt u wel geconfronteerd worden met buitenlandse btw. Dit is meestal niet het geval als u in het buitenland producten koopt. Er is dan sprake van een intracommunautaire levering waarover geen btw wordt berekend. Bij diensten is dit echter niet het geval. Als u dus bijv. tijdens uw businesstrips regelmatig in het buitenland tankt of overnacht, dan krijgt u te maken met buitenlandse btw. Deze mag u niet gewoon verrekenen in uw Nederlandse btw-aangifte. Hoe pakt u dit aan?

Verzoek tot teruggaaf indienen

Voorwaarden. Om buitenlandse btw uit een EU-land terug te kunnen vragen, moet u voldoen aan de hiernavolgende voorwaarden.

• U bent ondernemer voor de btw en uw onderneming is gevestigd in Nederland.
• U doet geen btw-aangifte in het andere EU-land.
• U gebruikt de goederen en diensten uit het andere EU-land voor uw met btw-belaste bedrijfsactiviteiten.

Verzoek wordt doorgestuurd. U moet hiervoor een afzonderlijk verzoek tot teruggaaf indienen. Dit verzoek stuurt u naar de Nederlandse Belastingdienst die het vervolgens doorstuurt naar het EU-land waarop het verzoek betrekking heeft. U ontvangt hiervan zowel van de Nederlandse als van de buitenlandse Belastingdienst een bevestiging.

Speciaal portal

Inloggegevens. Voor het indienen van een teruggaafverzoek moet u wel beschikken over inloggegevens om gebruik te kunnen maken van het speciale portal van de Nederlandse Belastingdienst ( https://eubtw.belastingdienst.nl/netp/ ). Deze inloggegevens kunt u aanvragen bij de Belastingdienst ( https://www.belastingdienst.nl ).

Uit handen geven. Het is natuurlijk ook mogelijk om uw boekhouder of adviseur dit te laten doen. Hiervoor moeten zowel u als uw adviseur inloggegevens aanvragen. Vervolgens kunt u uw intermediair machtigen om voor u het verzoek tot teruggaaf van buitenlandse in te dienen.

Subnummers. Daarnaast is het belangrijk om goed te kijken voor welk btw-nummer u inloggegevens aanvraagt. Heeft u bijv. een btw-identificatienummer met subnummer B01 en een met subnummer B02, dan moet u voor ieder btw-identificatienummer aparte inloggegevens aanvragen.

Fiscale eenheid. Vormt u met andere ondernemingen een fiscale eenheid voor de btw, gebruik dan uw eigen btw-identificatienummer van voor de vorming van de fiscale eenheid om de inloggegevens aan te vragen.

Voor 1 oktober

Termijn. Een verzoek om teruggaaf kunt u tot eind september van het jaar, volgend op het jaar waarop de teruggaaf ziet, indienen. Let op 1.  U heeft dus nog tot eind september 2020 de tijd om de buitenlandse btw over 2019 terug te vragen. Let op 2.  U moet daarbij rekening houden met een drempelbedrag van € 50 aan btw.

Nu actie ondernemen. Start tijdig met het terugvragen van de buitenlandse btw. Het is al snel 1 oktober. Bovendien loopt u het risico dat de website van de Belastingdienst tijdens de laatste dagen voor de deadline overbelast raakt. Het aanvragen van inloggegevens kan ook enige tijd in beslag nemen. Vraag deze dus zo spoedig mogelijk aan.

Beschikking. Binnen vier maanden na uw verzoek ontvangt u een beschikking waarin staat of en hoeveel btw u terugkrijgt. Tip. Heeft u na vier maanden nog niets gehoord, neem dan contact op met de buitenlandse Belastingdienst.

Brexit

Overgangsperiode. Het Verenigd Koninkrijk (VK)heeft op 31 januari 2020 de Europese Unie verlaten. Tot en met 31 december 2020 geldt er een overgangsperiode. Tijdens deze periode verandert er in de praktijk nog niets. U kunt dus nog tot en met 31 december 2020 via het speciale portal btw terugvragen uit het VK. Let op.  Dit betekent niet dat u langer de tijd krijgt. Voor btw over 2019 moet u gewoon uiterlijk eind september 2020 uw verzoek indienen. Voor btw die vanuit het VK in 2020 aan u in rekening is gebracht, heeft u nog wel het hele jaar de mogelijkheid om via de website een verzoek tot teruggaaf in te dienen.

Klopt de factuur wel?

Btw terecht op de factuur vermeld? Het feit dat er op de factuur die u heeft ontvangen buitenlandse btw staat, betekent nog niet dat u deze per definitie succesvol kunt terugvragen. Er zal eerst beoordeeld moeten worden of deze btw terecht op de factuur is vermeld.

Voorbeeld.Denk aan de situatie waarbij er Belgische btw is vermeld op de factuur inzake een goederenlevering aan uw onderneming. Deze heffing is onterecht, omdat er sprake is van een intracommunautaire levering. De Belastingdienst zal uw verzoek tot teruggaaf dan ook afwijzen. U moet in zo’n situatie dus niet bij de Belastingdienst aankloppen, maar eerst bij uw leverancier. Pas als duidelijk is dat u de Belgische btw niet kunt terugkrijgen van uw leverancier, kunt u een poging doen om deze via de Belastingdienst terug te ontvangen.

Buitenlandse facturen goed controleren. Controleer bij ontvangst van een factuur uit het buitenland altijd goed of de daarop vermelde btw terecht is. Als dit namelijk niet het geval is, dan moet u uw leverancier om een nieuwe/juiste factuur vragen. Het terugvragen van ten onrechte berekende buitenlandse btw is namelijk in de praktijk problematisch en wordt vaak afgewezen.

Geen recht op btw-teruggaaf

Geen vooraftrek. Daarnaast zijn er situaties denkbaar dat de buitenlandse btw weliswaar terecht op de factuur van uw leverancier is gezet, maar u toch geen recht heeft op een teruggaaf hiervan. Dit is het geval als uw onderneming überhaupt geen recht heeft op verrekening van in rekening gebrachte btw. Dit speelt als u:

• geen ondernemer bent voor de btw;
• uitsluitend goederen en diensten levert die btw-vrijgesteld zijn;
• een ontheffing van administratieve verplichtingen heeft, zoals de kleineondernemersregeling.

De kleineondernemersregeling

Voorbeeld.Stel, u heeft naar verwachting in 2020 slechts een beperkte omzet van € 18.000. Omdat u hiermee onder de omzetgrens van € 20.000 blijft, heeft u bij de Belastingdienst een verzoek ingediend om met ingang van 2020 aangemerkt te worden als kleine ondernemer. Dit heeft tot gevolg dat u geen btw aan uw klanten in rekening hoeft te brengen. Dat is gunstig, omdat uw klanten particulieren zijn en deze de btw niet kunnen verrekenen. Daarmee kunt u dus uw nettoprijzen verhogen.

Geen verrekening voorbelasting. De keerzijde van deze regeling is dat u de btw die ziet op uw kosten ook niet langer mag verrekenen. Dat geldt dan uiteraard niet alleen voor Nederlandse btw. Let op. Ook als er aan uw onderneming buitenlandse btw in rekening wordt gebracht, komt deze niet voor verrekening in aanmerking. Een verzoek hiertoe zal worden afgewezen.

Praktijkervaringen

Van onze abonnees krijgen wij regelmatig praktijkvoorbeelden door. Zo blijkt de Duitse fiscus zeer ‘pünktlich’ te zijn. Zij willen de uitgegeven bedragen tot op de cent nauwkeurig weten. Tankt u in België, vraag dan aan de pompbediende om uw bon te tekenen. De Belgische fiscus kan hier namelijk om vragen als hij twijfelt over de juistheid van de facturen.