Maak een bewuste keuze bij de aftrek van gemengde kosten

Gemengd? Een aantal kosten wordt door de fiscus aangemerkt als gemengde kosten. Dit omdat de kosten zakelijk zijn, maar ook een privé-element bevatten. Vandaar ook dat gemengde kosten niet helemaal aftrekbaar zijn. U moet wel zelf kiezen welk deel u niet in aftrek brengt.

Wat zijn gemengde kosten?

Onder gemengde kosten die maar beperkt aftrekbaar zijn, verstaan we fiscaal de kosten van voedsel, drank en genotmiddelen, representatiekosten, daaronder begrepen recepties, feestelijke bijeenkomsten en vermaak, en ten slotte de kosten van congressen, seminars, symposia, excursies, studiereizen en dergelijke. Eventueel hiermee samenhangende reis- en verblijfkosten behoren er ook toe.

Hoeveel aftrek? Ondernemers in de inkomstenbelasting kunnen de genoemde kosten maar voor 80% aftrekken. Van de kosten is 20% dus niet aftrekbaar. Men kan er echter ook voor kiezen om een vast bedrag niet ten laste van de winst te brengen. Voor 2025 bedraagt dit vaste bedrag € 5.700. Een snelle rekensom leert dat u beter voor dit vaste bedrag kunt kiezen als u dit jaar meer dan € 28.500 aan gemengde kosten heeft. Immers, als u hiervan 20% niet mag aftrekken, komt u precies op € 5.700 uit. Heeft u meer gemengde kosten, dan komt u bij 20% niet-aftrekbare kosten hoger uit. Heeft u minder dan € 28.500 aan gemengde kosten, dan is het juist voordeliger om hiervan 20% niet in aftrek te brengen. Bij bijv. € 20.000 aan gemengde kosten is dan € 4.000 niet aftrekbaar en kunt u hier beter voor kiezen dan voor het vaste bedrag van € 5.700.

Wat als u niet kiest?

U moet bij uw aangifte duidelijk maken waarvoor u kiest.

Anders kiest de fiscus voor u. Kiest u niet, dan gaat de fiscus uit van het vaste bedrag van € 5.700, of van het totale bedrag aan gemengde kosten als dit minder is. Ook als dit voor u onvoordelig is. In een rechtszaak werd dit onlangs nog eens bevestigd (ECLI:NL:GHARL:2024:7345) . Wat speelde er?

Geen keuze maken kost geld! In de betreffende zaak had een depothouder in een jaar € 1.324 aan gemengde kosten gemaakt. De werkzaamheden bestonden uit het verzorgen van de distributie en nabezorging voor een uitgeverij. Verder bezorgde de man folders en een streekkrant. De gemengde kosten hadden betrekking op kantine-, reis- en representatiekosten. In de aangifte had de man tal van kosten opgevoerd die door de inspecteur niet waren geaccepteerd. Bovendien had hij met betrekking tot de gemengde kosten qua aftrek geen keuze gemaakt. Dit betekende dat het hele bedrag aan gemengde kosten van € 1.324 niet aftrekbaar was. Voor het hof bleef dit zo.

Wat betekent dit voor u?

Maakt u in een jaar gemengde kosten, ga dan altijd na of het niet in aftrek brengen van 20% van de kosten voordeliger is dan het vaste bedrag van € 5.700. Zoals hiervoor aangegeven, is dit betrekkelijk eenvoudig na te gaan, want het omslagpunt ligt bij € 28.500 aan gemengde kosten in een jaar. Overigens wordt dit bedrag jaarlijks aangepast aan de inflatie, dus houd er rekening mee dat ook dit omslagpunt jaarlijks wijzigt. Het bevreemdt overigens dat het aangifteprogramma niet automatisch kiest voor de voordeligste variant. In genoemde rechtszaak had de depothouder kennelijk zijn eigen aangifte verzorgd en ging hij op dit punt dus prompt de mist in.