PERSONEEL - 14.02.2025

Een deelauto voor uw werknemer, hoe regelt u dat fiscaal?

Deelauto

Een handige oplossing waardoor de werknemer toch gemakkelijk zijn bestemming kan bereiken, is een deelauto. Wij bedoelen hiermee een auto van de zaak die ook op het terrein van de werkgever staat en aan diverse werknemers kan worden meegegeven voor zakelijke ritten. Dit kan een auto zijn die uw eigendom is, maar ook een geleasede of gehuurde auto. Ook de auto die een werknemer huurt van een deelautobedrijf, valt hieronder.

Maar hoe werkt een deelauto fiscaal uit? We gaan uit van een personenauto. De bijzondere regels voor bestelauto’s komen dus niet aan de orde.

Notitie Belastingdienst

Recentelijk heeft de Belastingdienst een notitie opgesteld. Hierin staat uitgelegd wanneer de deelauto tot loon leidt. Alhoewel dit natuurlijk maar een mening is, gebaseerd op rechtspraak is het verstandig hier kennis van te nemen en zo veel mogelijk daarop aan te sluiten.

Op https://www.tipsenadvies.nl , Download Zone, jaargang 15, nr. 6 vindt u de notitie van de Belastingdienst.

Hoofdregel. In principe is een auto die aan een werknemer ter beschikking voor het werk staat, loon, gedurende de periode dat de auto ter beschikking staat. Met andere woorden: krijgt de werknemer (tijdelijk) een auto in gebruik die de werknemer ook privé kan gebruiken (of dat nu mag of niet), dan is de bijtellingsregeling van toepassing voor de periode van gebruik. Wilt u dit als werkgever voorkomen, dan zult u moeten kunnen bewijzen dat er niet meer dan 500 kilometer privé gereden is op jaarbasis. Daarbij moet het privégebruik van alle auto’s samengeteld worden. Let op.  Bij een auto die maar kort ter beschikking staat, geldt de 500-kilometernorm pro rata. Dat betekent dat als de auto één dag ter beschikking staat, de werknemer in een gewoon jaar maximaal 1,4 kilometer privé mag rijden! Per werknemer moeten alle privéritten in alle ter beschikking gestelde auto’s in een kalenderjaar worden samengeteld. Tip.  Het bewijs dat de auto niet privé gebruikt is voor meer dan 500 kilometer per kalenderjaar, kunt u leveren met een sluitende rittenregistratie. Maar u kunt er ook voor kiezen het privégebruik helemaal te verbieden en het gebruik te controleren. Let op.  De hiervoor gegeven regels gelden ook als u de auto van een deelautobedrijf huurt en u deze aan een werknemer ter beschikking stelt.

Werknemer huurt zelf een deelauto

In de praktijk komt het ook regelmatig voor dat de werknemer zelf een deelauto huurt. Als u alleen een (onbelaste) kostenvergoeding van € 0,23 per kilometer geeft voor zakelijke ritten (inclusief woon-werkverkeer), dan zijn er verder geen fiscale gevolgen. Tip 1.  Wanneer de werknemer vooraf een afspraak maakt met u als werkgever over een specifieke zakelijke rit met de door hem gehuurde deelauto en u als werkgever privégebruik verbiedt en achteraf ook hierop controleert, geldt er een bijzondere regeling. Tip 2.  De werkgever mag onbelast alle kosten van de auto voor deze rit (dus ook een pro-ratadeel van de abonnementskosten en de oplaad- of brandstofkosten) aan de werknemer vergoeden. Tip 3.  De reiskosten, zoals ov of fietskilometers die de werknemer moet maken om naar de deelauto te komen, zijn zakelijk en mag u onbelast vergoeden (daadwerkelijke kosten ov of € 0,23 per kilometer).