PERSONEELSBELEID - 11.12.2023

Een personeelshandboek opzetten?

Waar dient zo’n handboek voor?

Het personeelshandboek (of bedrijfsreglement) bevat algemene regels, richtlijnen, regelingen en protocollen voor uw werknemers. Individuele afspraken legt u uiteraard in de arbeidsovereenkomst of in een ander document vast. Tip 1.  In een personeelsreglement legt u algemene arbeidsvoorwaarden vast. U kunt dit onderdeel laten uitmaken van het personeelshandboek dat dus anders alleen het reilen en zeilen binnen de onderneming beschrijft. Tip 2.  Het personeelshandboek is handig om zowel bestaande als nieuwe werknemers van de juiste informatie te voorzien.

Hoe begint u eraan, stap voor stap ...

U beslist zelf over de inhoud en de vorm. Uiteraard moet wel de wet gerespecteerd worden.

Stap 1. Verzamel alle regels, regelingen, e.d. die in uw onderneming bestaan.

Op https://www.tipsenadvies.nl , Download Zone, jaargang 29, nr. 11 vindt u de checklist Personeelshandboek.

Stap 2. Rangschik alle onderwerpen en deel deze in praktische categorieën in. Voorbeelden zijn:

• werknemersbeleid. Hierin kunt u zaken als werktijden, vakantiebeleid, verlofregelingen, salarissen, functieomschrijvingen, bonusregelingen en voordelen behandelen;
• gedragscodes. Stel duidelijke verwachtingen op met betrekking tot gedrag, communicatie, ethiek en respect op de werkplek. Denk ook een e-mailbeleid, protocol voor sociale media, appen en bellen op de werkvloer, enz.;
• communicatie. Leg uit hoe communicatie binnen de organisatie verloopt, inclusief het interne communicatieprocedures;
• veiligheid en gezondheid. Denk aan richtlijnen met betrekking tot veiligheidsvoorschriften en gezondheidsmaatregelen op de werkplek. Maar ook verzuimprotocol, verklaringen over het standpunt van de organisatie tegen discriminatie, pesten en intimidatie, de vertrouwenspersoon.

Stap 3. Stel de inhoudsopgave samen. Start met algemene informatie over de organisatie.

Stap 4. Stel het handboek samen. Schrijf daar in een duidelijke, begrijpelijke en beknopte taal. Vermijd jargon. Let op.  Voeg ook alle huisregels en intern gebruikte formulieren toe. Dat kan nog een hele klus zijn. Denk ook aan een eventuele cao.

Stap 5. Laat het handboek beoordelen door relevante belanghebbenden, zoals het management, de juridische afdeling en hr-vertegenwoordigers.

Stap 6. Stel iedereen binnen de organisatie op de hoogte van het bestaan van het personeelshandboek en geef aan waar dit in te zien is.

Incorporatiebeding. Een werknemer is alleen aan het personeelshandboek gebonden als dit nadrukkelijk in zijn arbeidsovereenkomst is vastgelegd. Dat doet u met een incorporatiebeding. Met een eenzijdig wijzigingsbeding regelt u dat u het handboek kunt wijzigen en dat de werknemer hieraan gebonden is. Let op.  Bij grotere ondernemingen moet de personeelsvertegenwoordiging of de ondernemingsraad goedkeuring geven aan onderwerpen die worden toegevoegd of gewijzigd. Tip.  Een digitaal systeem op bijv. uw intranet is voor iedereen altijd toegankelijk en makkelijk aan te passen. Zet bij elk thema de datum van aanpassing/toevoeging.

Op https://www.tipsenadvies.nl , Download Zone, jaargang 29, nr. 11 vindt u het model Incorporatiebeding.