PERSONEELSBELEID - 12.06.2023

Een slechtnieuwsgesprek: hoe voert u dit goed uit?

Duidelijk en onomkeerbaar

Het doel van een slechtnieuwsgesprek is de boodschap zo te brengen dat deze voor de ontvanger duidelijk, definitief en niet onderhandelbaar is. Vervolgens is het belangrijk om gepast en effectief om te gaan met emoties om zo de acceptatie van het nieuws te vergroten.

Goed voorbereid. Kennis van fouten helpt om deze fouten niet te maken. Kennis van hoe mensen slecht nieuws verwerken, is bij het voorbereiden en voeren van het gesprek onontbeerlijk.

Fout 1: het uitstellen van het gesprek. Bij bijv. een ontslaggesprek is het belangrijk om meteen met de deur in huis te vallen en de nare feiten direct op een zakelijke manier op tafel te leggen. Deel het ontslag op een formele en zakelijke wijze mede en wel binnen drie zinnen en dertig seconden.

Voorbeeld.”Henk, ga zitten. Ik heb slecht nieuws voor jou. Doordat wij onze productie gaan verplaatsen naar Kroatië, komt jouw functie te vervallen.”

Ruimte voor emoties

Nadat het slechte nieuws is medegedeeld, kan de medewerker woedend worden of in tranen uitbarsten. De klap kan ook zo zijn aangekomen dat hij als een bokser in de touwen hangt, niets uit kan brengen en bijna wezenloos voor zich uitstaart. Tip 1.  Geef de boosheid of het verdriet ruimte, wees stil en laat de medewerker stoom afblazen. Tip 2.  Licht de redenen van het slechte nieuws nog niet toe. In deze fase hoort de medewerker deze niet. Benoem in plaats daarvan de emotie.

Fout 2: de hang yourself-methode toepassen.  Door het geven van hints hoopt de brenger van het slechte nieuws dat de ontvanger zijn kop in de strop steekt en zelf de conclusie zal trekken.

Voorbeeld.“Wij hebben het afgelopen jaar fors verlies geleden, denk jij dat je die dure opleiding mag volgen?”

Onderhandelen

Een emotionele reactie is een eerste poging het slechte nieuws ongedaan te maken. Als dat niet lukt, is onderhandelen de tweede. Zo komt een ontslagen medewerker met voorstellen als: “Als mijn salaris wordt bevroren en ik mijn leaseauto inlever, mag ik dan blijven?” Het doel van de onderhandelingen is het ongedaan krijgen van het slechte nieuws. Tip.  Houd voet bij stuk. Is de aanzegger bij het opvangen van emoties nog meelevend en toont deze nog begrip, nu is hij ferm, standvastig en geeft niet toe aan een compromis.

Fout 3: de pil vergulden. Slecht nieuws is ‘gewoon’ slecht nieuws. Het moet daarom niet dusdanig verzacht of kleiner gemaakt worden dat het geen slecht nieuws meer lijkt.

Voorbeeld.“De productie wordt verplaatst naar onze locatie 90 kilometer hiervandaan. Maar jij hebt tenminste nog werk en je rijdt tegen de file in.”

Aanvaarding

Als de ontvanger merkt dat zijn pogingen niets uithalen, komt hij terecht in de fase van teleurstelling. Het kwartje is gevallen en de teleurstelling is daar. Vervolgens richt de medewerker voorzichtig zijn blik op de toekomst en stelt bij ontslag bijv. vragen over het outplacementtraject. Dat dit een moeizaam en lang proces kan zijn, is evident, maar het leven gaat door …