PERSONEEL - 09.03.2023

Fiets van de zaak voor werknemer of dga in 2023?

Fiets ter beschikking stellen

Als werkgever mag u een fiets van de zaak aan uw werknemers ter beschikking stellen. Als de fiets van de zaak door uw werknemer ook privé wordt gebruikt, dan krijgt de werknemer een forfaitaire bijtelling van 7% van de consumentenadviesprijs (inclusief btw) voor zover dit meer is dan de bijdrage van uw werknemer voor privégebruik. De bijtelling wordt bij het loon van de werknemer/dga geteld.

Woon-werkverkeer. Als er sprake is van woon-werkverkeer, dan wordt de fiets geacht in ieder geval ter beschikking te zijn gesteld voor privégebruik. Tip.  U kunt ook overwegen om het bedrag van de bijtelling ten laste van de vrije ruimte in de werkkostenregeling te laten komen. Dan kost de fiets de werknemer niets. Let op.  U loopt als werkgever dan wel het risico dat u 80% eindheffing moet betalen (als de vrije ruimte overschreden wordt).

Onbelaste reiskostenvergoeding? Maakt een werknemer met zijn privévervoermiddel (zoals fiets, auto of zelfs te voet) zakelijke kilometers, dan kunt u hem voor de zakelijke kilometers maximaal € 0,21 (2023) per kilometer onbelast vergoeden. Dit is een gerichte vrijstelling. Onder zakelijke kilometers wordt bijv. verstaan: woon-werkverkeer, zakelijke reizen naar klanten of reizen naar een opleiding die uw werknemer voor zijn werk volgt. Let op.  Heeft de werknemer een fiets van de zaak, dan mag u hem op de dagen dat hij met de fiets van de zaak naar het werk komt geen onbelaste reiskostenvergoeding verstrekken. Op de dagen dat uw werknemer met een privévervoermiddel naar het werk komt, mag u hem wel onbelaste kilometervergoeding geven van € 0,21 (2023).

Met fiets en auto. Zolang uw werknemer alleen maar met de fiets van de zaak naar het werkt komt, brengt dat voor u geen extra administratieve lasten met zich mee. Maar als een werknemer die een fiets van de zaak heeft en daarnaast bijv. een paar dagen per week met zijn eigen auto naar het werk komt en u hem daarvoor een (vaste) onbelaste reiskostenvergoeding wilt geven, dan lopen voor u de administratieve lasten op. Een onbelaste reiskostenvergoeding kunt u immers toekennen op declaratiebasis, maar ook in de vorm van een vaste onbelaste reiskostenvergoeding. Zo moet u voor een vaste onbelaste kilometervergoeding aannemelijk maken hoeveel dagen een werknemer doorgaans of ‘in de regel’ reist naar een vaste plaats van werkzaamheden. Dit houdt in dat werkgevers soms op omslachtige wijze, nauwkeurig bijhouden hoe deze werknemer naar het werk is gekomen. Dat geldt ook als hij met een fiets van de zaak en incidenteel met zijn privéauto naar het werk komt, omdat het te slecht weer is om te fietsen.

Voor meer informatie over de fietsregeling in de werkkostenregeling, ga naar https://www.tipsenadvies.nl , Download Zone, jaargang 30, nr. 3.

Vereenvoudiging bewijslast vanaf 2023

Om te voorkomen dat werkgevers in verband met de administratieve rompslomp geen fiets van de zaak meer ter beschikking willen stellen, heeft de staatssecretaris Fiscaliteit en Belastingdienst, Van Rij, op 6 februari 2023 toegezegd de bewijslast bij een vaste reiskostenvergoeding voor een privévervoermiddel te vereenvoudigen. U kunt nu per werknemer afspreken over hoeveel dagen per week er met de fiets van de zaak wordt gereisd en hoeveel dagen met de eigen auto. Deze afspraak kan dan de basis vormen voor de vaststelling van een (vaste) onbelaste reiskostenvergoeding. Voorwaarden hierbij zijn dat reële afspraken zijn afgestemd op de persoonlijke omstandigheden van de werknemer. De vergoeding hoeft niet aangepast te worden bij een incidentele afwijking.