Hoe houdt u uw Teams-vergaderingen productief?
Houd de vergaderruimte ordelijk
Als u de organisator bent van de Teams-vergadering, betekent dat niet dat u alles zelf moet doen. U kunt een of meerdere andere mensen aanduiden als medeorganisatoren. Zij kunnen dan, terwijl u zelf de vergadering leidt, de andere deelnemers opvolgen, hen waar nodig dempen (muten) of opvolgen welke vragen er via de chat binnenkomen. Daartoe klikt u op Opties voor vergadering als u de vergadering aanmaakt in Outlook of Teams en kiest bij Kies medeorganisatoren welke deelnemers u wilt aanduiden. U kunt hier ook opgeven dat het de deelnemers helemaal niet is toegestaan te spreken, tenzij ze een organisator zijn of aangeduid worden. Dat kan nuttig zijn bij een presentatie. Tip. U kunt tot 49 deelnemers tegelijk zien door in de menubalk bovenaan te klikken op Weergave en daar de optie Grote galerie te kiezen.
Vermijd afleiding
Om afleiding te vermijden kunt u de deelnemers vragen om zichzelf te dempen als ze niets te zeggen hebben (of u dwingt dit af via de vergaderinginstellingen) en om een vervaagde achtergrond te gebruiken voor hun videobeeld (bovenaan klikken op ‘…’ en daar Achtergrondeffecten kiezen).
Vraag de deelnemers ook dat ze u bij tussentijdse vragen niet onderbreken, maar hun vragen in de chat stellen om dan achteraf een antwoord te krijgen. Als ze toch tussenbeide willen komen, dan onderbreken ze natuurlijk niet zomaar de spreker, maar steken ze virtueel hun hand op (in de menubalk klikken op Opsteken ).
Plaats de spreker in de kijker
Als in een grote groep iemand het woord neemt, kan het nuttig zijn deze even in de kijker te zetten. Als organisator kunt u via de functie Spotlight deze persoon vergroot centraal plaatsen. Open de deelnemerslijst in een zijbalk (klik bovenaan op Mensen ). Klik met de rechtermuisknop op wie u wilt uitlichten en kies Spotlight . U kunt ook met de rechtermuisknop klikken op het beeld van de persoon en Spotlight kiezen. Tip. U kunt ook op uw eigen beeld klikken en Spotlight mezelf kiezen.
Als u een professioneel gebruiker bent van Teams, dan kunt u in de desktopversie als organisator ook live transcriptie activeren (bovenaan klikken op ‘…’ en de optie Transcriptie starten kiezen). Rechts van het venster verschijnt dan de geschreven tekst van wat er gezegd wordt. Dit werkt ook al (als proef) voor Nederlands. Het helpt slechthorende deelnemers, maar ook deelnemers op lawaaierige locaties om de spreker beter te volgen.
Houd de lijst van aanwezigen bij
Als u een verslag van de vergadering maakt, heeft u ongetwijfeld ook graag een overzicht van de aanwezigen. U kunt een aanwezigheidslijst downloaden tijdens de vergadering, als een csv‑bestand dat u in Excel kunt openen. Klik in de zijbalk met de deelnemers bovenaan op ‘…’ en dan op Aanwezigheidslijst downloaden . U kunt de aanwezigheidslijst ook na de vergadering downloaden door in Teams naar Agenda te gaan, de vergadering te openen en het tabblad Aanwezigheid te selecteren. Na afloop van een vergadering wordt ook een aanwezigheidslijst in het chatvenster geplaatst. Tip. Alleen de organisator en de medeorganisatoren kunnen zo’n lijst downloaden.
Maak uw profiel aan om dit advies en vele andere adviezen te kunnen ontdekken.