CONTROLE - 07.07.2022

Moet u WhatsAppberichten bewaren?

Fiscale bewaarplicht. Om te voldoen aan uw fiscale bewaarplicht, moet u populair gezegd zo ongeveer iedere snipper papier die iets kan zeggen over uw fiscale verplichtingen, ten minste zeven jaar bewaren. Dit geldt ook voor correspondentie die uw bedrijf betreft. Let op.  Nu ook in het zakelijk berichtenverkeer steeds vaker gebruik wordt gemaakt van WhatsApp, is het van belang om stil te staan bij de bewaarplicht voor zakelijke WhatsAppberichten.

Zakelijke WhatsAppberichten. Gezien de bijna onbeperkte omvang van de fiscale bewaarplicht, is het duidelijk dat zakelijke WhatsAppberichten ook onder de fiscale bewaarplicht vallen. Tip.  Erg ingewikkeld hoeft dit niet te zijn, WhatsApp heeft de mogelijkheid om een back-up van uw chats op te slaan op uw telefoon, maar ook op Google Drive.

Apart zakelijk nummer. Velen zullen het als een inbreuk op hun privacy zien dat de Belastingdienst kennis kan nemen van de ‘inhoud’ van hun telefoon. Door een apart zakelijk nummer te gebruiken (eventueel met dual sim), is het mogelijk onderscheid aan te brengen tussen zakelijk en privé berichtenverkeer. Tip.  Het is zelfs te overwegen om WhatsApp in het geheel niet te gebruiken voor zakelijk berichtenverkeer. Doe dit dan consequent! Wat u nooit heeft gehad, hoeft u immers ook niet te bewaren, of beter gezegd, dat kunt u niet bewaren.