Uw volgende stap

Hybride vergaderen

[Checklist]

Thuiswerken en hybride vergaderen: de ins en outs

Online vergaderen

Dat kennen we al. Online vergaderen kennen we inmiddels wel. Met tools als Teams, Zoom, enz. kunnen collega’s samen of met derden vergaderen via het internet. Een computer met webcam en microfoon volstaat. Nu thuiswerken niet verplicht is en er een grote kans bestaat dat sommige deelnemers thuis en anderen op de zaak zijn, komt het hybride vergaderen om de hoek kijken.

Hybride vergaderen

Minder bekend. Hybride vergaderen is min of meer een gewone vergadering in een vergaderruimte op de zaak, maar met een aantal deelnemers die thuis online meedoen. Dat betekent dat er op de zaak andere technische voorzieningen moeten zijn. Maar eerst zult u moeten inventariseren wat precies de bedoeling is.

Ook hybride samenwerken. Wordt er met (grote) regelmaat samen aan projecten gewerkt, dan zal dat met thuiswerken ook hybride moeten kunnen. Grote kans dat er dan bestanden en/of computerschermen gedeeld moeten worden. Tip. Schakel dan tijdig de IT-specialist in om de juiste online vergadertools te kiezen en om de veiligheid te waarborgen. Cybercriminelen liggen op de loer.

De technische faciliteiten

Vergaderruimte aanpassen. Op de zaak zal een vergaderruimte ingericht moeten worden met een of meerdere camera’s, een of meerdere microfoons en een groot scherm, waarop alle deelnemers zichtbaar moeten kunnen zijn. Tip. Er wordt geadviseerd om voor vijf online (thuis)deelnemers een scherm van 55 inch te kiezen en tot 20 medewerkers een scherm van 85 inch.

Speciale systemen? De thuismedewerkers zitten achter de pc, maar de offline medewerkers zitten op de zaak aan de vergadertafel. Geluid en beeld zijn dus van groot belang om een hybride vergadering te doen slagen. Tip. Er bestaan complete videoconferentiesystemen om hybride te vergaderen. Enkele merken zijn Logitech Meetup (vanaf circa € 600) en Yealink (vanaf circa € 2.000). Let op.  Informeer of het systeem van uw keuze ook goed aansluit bij de videoconferentiesoftware die u gebruikt. Sommige zijn meer op Teams ontworpen en andere weer meer op Zoom.

Is het allemaal wel nodig? Thuiswerken is bij veel organisaties niet meer weg te denken. Ook niet als we corona meer onder de knie krijgen. Overweegt u om meer hybride te gaan (samen)werken, dan is nu het moment om uzelf de vraag te stellen of alle periodieke vergaderingen wel nodig zijn en of alle vaste deelnemers ook wel moeten deelnemen.

Maak regels

Neem uw werknemers mee. Als meerdere collega’s op de zaak vergaderen en een aantal thuis, dan bestaat de kans dat de online deelnemers niet genoeg aan het woord komen en dat hun standpunten worden ingesneeuwd. Bespreek uw regels van hybride samenwerken en vergaderen dan ook voordat u eraan begint. Denk aan het samenstellen van de agenda, het voorzitten van de vergadering, enz. Tip. Het Amerikaanse bedrijf Xplane heeft een handig in te vullen overzicht gemaakt om hybride samenwerken in uw organisatie in te bedden.

Op https://www.tipsenadvies.nl , Download Zone, jaargang 27, nr. 4 vindt u het Xplane overzicht Ways of working.