APPARTEMENTSRECHTEN - 20.12.2021

Een nieuwsbrief voor VvE-leden

Recht op een nieuwsbrief?

Verplichting voor bestuur of beheerder? De vraag is of leden van de VvE recht hebben op een nieuwsbrief en of de VvE-leden het bestuur of de beheerder daartoe kunnen verplichten.

Leden kunnen besluit nemen. Een verplichte nieuwsbrief staat niet in de wet of in een model splitsingsreglement. Alleen als de VvE-vergadering besluit dat leden recht hebben op een nieuwsbrief of als dit in het huishoudelijk reglement is opgenomen, kan zo’n verplichting bestaan. Dan kan het maken van een nieuwsbrief aan ofwel het bestuur ofwel de beheerder worden opgedragen.

Voor meer informatie over besluiten in de VvE, ga naar https://www.tipsenadvies.nl , Download Zone, jaargang 26, nr. 1.

Artikel in huishoudelijk reglement. Neem in het huishoudelijk reglement een apart artikel op over een nieuwsbrief. Dit reglement is altijd in een volgende vergadering aan te passen en vergt geen speciale meerderheid van de stemmen.

Recht op publicatie ingezonden stuk?

Bijdrage van een lid opnemen? De tweede vraag is of een lid van de VvE de publicatie van een ingediend stuk in de nieuwsbrief kan afdwingen. Dit kan alleen als dit daadwerkelijk in het genomen besluit of in het huishoudelijk reglement staat. Anders is dit niet mogelijk.

Meerdere nieuwsbrieven kan ook. Meerdere nieuwsbrieven tegelijk is misschien niet wenselijk, maar is wel mogelijk. Het is aan de eigenaren onderling om hierover afspraken te maken. Tip.  De VvE kan dan overwegen een commissie in het leven te roepen, die de informatievoorziening naar de leden verzorgt.

Beheerder moet meedoen. Een beheerder is gehouden aan het huishoudelijk reglement en aan de besluiten die de VvE neemt. De beheerder kan dus niet zomaar weigeren een nieuwsbrief te verzorgen. Let op. Bekijk wel wat de overeenkomst tussen de VvE en de beheerder hierover zegt. Maken deze werkzaamheden geen onderdeel uit van de overeenkomst, dan mag de beheerder hiervoor extra kosten in rekening brengen.

Inhoud en frequentie

Neem uitgangspunten op. Neem bij het besluit ook meteen de uitgangspunten op over de inhoud en verspreiding van de nieuwsbrief. Zo voorkomt u dat ook leden een bijdrage aan de nieuwsbrief kunnen afdwingen en de nieuwsbrief gaan misbruiken voor eigen gerief of om bepaalde stemmingen in de algemene ledenvergadering te beïnvloeden. Ook weet de beheerder dan waar hij aan toe is.

Toestemming in verband met privacy

AVG. Als het verwerken van persoonsgegevens niet berust op de splitsingsakte of de wet, moet de VvE hiervoor toestemming van haar leden hebben. Hoe dat moet, zegt de AVG niet. Wel moet de VvE aantonen dat er een geldige toestemming is voor het verspreiden van een nieuwsbrief aan de leden. Tip. Vraag in de VvE-vergadering toestemming voor de nieuwsbrief of vraag ieder lid afzonderlijk om toestemming, maar zet een lid niet onder druk. Zorg dat duidelijk is dat er toestemming is verleend. Het wie zwijgt stemt toe-principe geldt niet. Let op.  De toestemming geldt steeds voor een specifieke verwerking en een specifiek doel.