PERSONEEL - 13.12.2021

Consumpties op de werkplek en thuiswerkplek belastingvrij

Werknemer en dga. Werkgevers zorgen in de regel goed voor hun personeel. Helaas gaan ze nogal eens de fout in met het vergoeden en verstrekken van consumpties op de werkplek. De Belastingdienst heeft onlangs op een rij gezet hoe men hiermee problemen kan voorkomen.

Consumpties

Onder consumpties verstaan we koffie, thee en andere drankjes, maar ook hapjes van weinig waarde. Denk aan een stuk fruit, een gevulde koek of een snack. Bij het verstrekken van consumpties moet u alleen opletten dat de consumpties samen niet aangemerkt kunnen worden als maaltijd. Een kop soep met een broodje en een beker melk zullen al snel aangemerkt worden als maaltijd en dan is dit belast. In 2021 moet u dan € 3,35 tot het loon rekenen, tenzij de kosten aantoonbaar lager zijn. Daarbij tellen ook de indirecte kosten mee, zoals die van het kantinepersoneel en het bestek.

Verstrekken mag, vergoeden niet! U mag belastingvrij consumpties op de werkplek verstrekken, maar niet vergoeden. Dat is alleen anders als u een werknemer namens u consumpties laat kopen, u deze vergoedt en de consumpties vervolgens uitdeelt, bijv. als u vanwege uw verjaardag uw personeel op gebak trakteert. Er is dan sprake van zogenaamde ‘intermediaire kosten’, waarbij de werknemer uw zakelijke kosten even voorschiet.

Wat met de dga? Heeft u een BV, dan gelden de regels voor werknemers ook voor uzelf. Ook mag u uzelf op de werkplek dus consumpties verstrekken zonder dat u hierover belasting betaalt. Voor de fiscus is een dga een werknemer.

Wat is een werkplek? De werkplek van uw werknemers bestaat uit alle ruimtes waar u als werkgever volgens de Arbowet verantwoordelijk voor bent. Dat zijn bijv. ook uw magazijnen en de parkeerplaats op uw bedrijfsterrein.

Werkkamer thuis? Werknemers die vanwege corona regelmatig thuiswerken, vragen zich soms af of de werkkamer thuis ook een werkplek is. Fiscaal is dit alleen het geval als de werkkamer voldoende zelfstandig is. Dit wil zeggen dat de werkkamer een eigen ingang of opgang heeft en over eigen sanitair beschikt. Eigenlijk betekent dit dat u de werkkamer ook zonder problemen aan een derde zou kunnen verhuren. Let op. Vereist is verder dat de werknemer in de werkkamer werkt en dat u als werkgever de werkkamer van hem huurt, zodat de werknemer erin kan werken. Alleen onder deze voorwaarden is er fiscaal sprake van een werkplek en kunt u uw werknemer ook hier consumpties belastingvrij verstrekken. Hiervan zal in de regel echter niet snel sprake zijn.

Voor meer informatie over de werkplek, ga naar https://www.tipsenadvies.nl , Download Zone, jaargang 28, nr. 9.

Werkkostenregeling

Voldoet u niet aan alle voorwaarden, dan is een consumptie belast en moet de werknemer hier belasting over betalen. Wilt u dit niet, dan kunt u de consumpties onderbrengen in de werkkostenregeling. De werknemer betaalt dan geen belasting, maar u als werkgever wel als u dit jaar met alle vergoedingen en verstrekkingen over de zogenaamde ‘vrije ruimte’ heen schiet. De vrije ruimte bedraagt dit jaar 3% van uw loonsom tot € 400.000 (volgend jaar 1,7%) en 1,18% over het meerdere van uw loonsom. Overstijgt u deze percentages, dan betaalt u 80% belasting via de eindheffing.