Beperk aansprakelijkheid bij inlenen personeel

Risicobeperking. We horen het aan alle kanten: goed personeel is niet te vinden. Soms kan het dan een optie zijn om tijdelijk uitzendkrachten in te schakelen of iemand in te lenen van een collega-ondernemer. Dat kan een prima oplossing zijn voor alle partijen, maar houd wel de regels in de gaten. Anders kan deze mooie afspraak toch vervelende gevolgen hebben. Hoe het risico van inlenersaansprakelijkheid bewaken? Lees verder!

Wat is inlenersaansprakelijkheid?

Betaalt de eigenlijke werkgever van de door u ingeleende krachten (dus het uitzendbureau of uw collega-ondernemer) niet alle loonheffingen en btw in verband met de werkzaamheden bij u aan de Belastingdienst, dan kan de Belastingdienst deze heffingen nog een keer bij u komen ophalen. Het maakt daarbij niet of u de facturen van het uitzendbureau of de collega-ondernemer netjes betaald heeft.

Risico beperken. Dat wilt u natuurlijk niet. U kunt het risico dan ook beperken. Let op. Hoe u het risico kunt beperken, is afhankelijk van de soort inleen. Bij uitzendbureaus en payrollbedrijven is dit anders dan bij collega-ondernemers.

Werken via uitzendbureau of payroll

Kiest u voor een uitzendbureau of een payrollbureau, dan kunt u beste kiezen voor een organisatie die is opgenomen in het register van de SNA (zie: https://www.normeringarbeid.nl ). U weet dan zeker dat de organisatie een aantal keren per jaar gecheckt wordt op naleving van de regels. Verder is het een goed idee om een deel van het factuurbedrag af te storten op een zogenaamde ‘g-rekening’. Bij uitzendbureaus die zijn opgenomen in het register van de SNA, volstaat een storting op de g-rekening van 25%.

Wat is de g-rekening? Een g-rekening is een geblokkeerde rekening waarvan het uitzendbureau pas na toestemming van de Belastingdienst geld kan afhalen voor andere doelen dan belasting betalen. Stort u bedragen op de g-rekening, dan zal de Belastingdienst u niet aansprakelijk stellen voor deze bedragen. Tip. Naast de betaling op de g-rekening is het handig om aan de hand van urenstaten, e.d. te kunnen laten zien hoeveel de ingeleende krachten bij u gewerkt hebben.

Inlenen van collega-ondernemer

Doet u zaken met een collega-ondernemer (niet met uitzendbureau), dan zal deze meestal geen g-rekening kunnen krijgen. Let op. Maar ook hier kunt u inlenersaansprakelijk gesteld worden. In dat geval kunt u het risico beperken door in ieder geval elk kwartaal een verklaring betalingsgedrag op te vragen, die de uitlener op zijn beurt heeft aangevraagd bij de Belastingdienst. Op zich is dit geen bewijs, maar voor u wel een indicatie dat de uitlener zijn aangifte voor elkaar heeft. Daarnaast is het ook in dit geval belangrijk om achteraf te kunnen laten zien wie bij u gewerkt heeft en hoeveel uren dit was.

Aanmelden. Voor het inlenen bij een collega-ondernemer geldt verder nog een belangrijke regel. De uitlener moet zich aanmelden bij het Waadi-register van de Kamer van Koophandel. Doet hij dit niet, dan loopt niet alleen hij, maar ook u het risico op een boete van minstens € 8.000. Zijn er meer dan tien arbeidskrachten ingeleend, dan wordt de boete hoger. Let op. De Waadi-registratie geldt ook voor uitzendbureaus, maar als u kiest voor een geregistreerd uitzendbureau, is dat al gecontroleerd.