PRIVACY - 13.12.2021

Als u de e-mailbox van de werknemer wilt checken

Privacy. Onder werktijd worden er vaak privé-e-mails verstuurd. Als werkgever kunt u dat niet (volledig) verbieden. Privé-e-mails vallen immers onder de bescherming van het recht op privacy.

Voor meer informatie over e-mailboxen controleren, ga naar https://www.tipsenadvies.nl , Download Zone, jaargang 27, nr. 3.

Ook dit is AVG

Verwerken persoonsgegevens. Op het moment dat u de e-mailbox van een werknemer controleert, verwerkt u persoonsgegevens. Volgens de AVG moet u dan voldoen aan de vereisten rondom het verwerken van persoonsgegevens, zoals rechtmatigheid, transparantie, doelbinding, data-minimalisatie, integriteit en vertrouwelijkheid.

Grondslag voor controle? U moet als werkgever vaststellen of u een grondslag heeft voor het controleren van de e-mailbox van uw werknemer.

Toestemming. Het meest eenvoudig is natuurlijk toestemming van de werknemer, maar vanwege de gezagsverhouding tussen u beiden kan een werknemer toestemming voor het verwerken van zijn persoonsgegevens moeilijk weigeren. Zo’n toestemming is daardoor niet veel waard.

Het werk moet door. De noodzaak om uitvoering te kunnen geven aan de arbeidsovereenkomst is een gerechtvaardigd belang en kan een grondslag zijn.

Daar moet u op letten

Onder omstandigheden is een inbreuk op de privacy dus toegestaan. Houd de hiernavolgende punten altijd in acht.

1. Informeren. Zorg dat de de werknemer (op voorhand) weet dat zijn e-mailbox gecontroleerd kan worden. Tip. Neem bijv. in het reglement iets op over het gebruik van het e-mailverkeer en onder welke omstandigheden de e-mailbox gecontroleerd kan worden.
2. Gerechtvaardigd. Wanneer een medewerker plotsklaps langdurig uitvalt, moet het werk toch doorgaan. Uw belang is dan de continuering van de bedrijfsvoering. Een ander belang kan bijv. zijn dat er een sterke aanwijzing is dat de werknemer een strafbaar feit heeft gepleegd of niet aan zijn plichten voldoet.
3. Verhouding. Uw belang en het doel dat u wilt bereiken, moeten wel in verhouding tot elkaar staan. U moet zich beperken tot enkel het noodzakelijke. Tip. Sla tijdens een controle privéberichten zo veel mogelijk over. U herkent privéberichten vaak al aan het onderwerp van de e-mail. Lees deze dan niet inhoudelijk.
4. Minder ingrijpende optie. Stel uzelf de vraag of u het doel op een minder ingrijpende wijze kunt bereiken (bijv. door in gesprek te gaan).
5. Belangenafweging. Maak altijd een afweging tussen uw belang en dat van de werknemer.

En anders?

Inbreuk? Als u bewijs heeft verkregen in strijd met privacyregels, betekent dat niet zonder meer dat het bewijs niet mag worden gebruikt in een mogelijke gerechtelijke procedure.

Wat kan de werknemer ondernemen? Als er aangetoond kan worden dat u in strijd met privacyregels bent en de e-mailbox van uw werknemer heeft gecontroleerd, kan dat tot gevolg hebben dat u een (immateriële) schadevergoeding moet betalen. Ook kan een werknemer een klacht indienen over de privacyschending bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens kan een sanctie opleggen (bijv. een boete, last onder dwangsom, een verwerkingsverbod of een waarschuwing).