PERSONEEL - 22.03.2021

Let op reiskostenvergoedingen

Reispatroon. Sinds maart 2020 werken we vanwege corona zo veel mogelijk thuis. Deze maatregel heeft tot gevolg dat werknemers veel minder naar kantoor reizen. Desondanks mag tot 1 april 2021 de vaste reiskostenvergoeding fiscaal onbelast worden voortgezet. Daarbij mag dus uitgegaan worden van het reispatroon van voor de coronacrisis.

Goedkeuring vervallen per 1 april 2021? Als deze goedkeuring niet verlengd wordt, vervalt deze vanaf 1 april 2021. Dit betekent dat u vanaf die datum nog enkel een onbelaste reiskostenvergoeding van € 0,19 per kilometer mag verstrekken voor daadwerkelijk gereisde kilometers. Tip.  Deze compensatie kan onder voorwaarden nog steeds in de vorm van een vaste reiskostenvergoeding plaatsvinden.

Voorwaarden vaste reiskostenvergoeding. Dit wil zeggen dat u enkel een vaste reiskostenvergoeding mag verstrekken als uw werknemer:

• minimaal gedurende 36 weken vijf dagen per week naar zijn werkplek reist; of
• minimaal 128 dagen op jaarbasis naar zijn werkplek reist.

In deze situaties mag u een vaste onbelaste reiskostenvergoeding verstrekken gebaseerd op € 0,19 per kilometer en 214 werkdagen per jaar. Voor parttimemedewerkers mag het aantal reis- en werkdagen naar rato worden toegepast. Let op. Voldoet uw werknemer niet aan deze eisen, dan mag u reiskosten alleen onbelast vergoeden op basis van declaratie of nacalculatie.

Actie. Om vanaf 1 april 2021 de correcte reiskostenvergoedingen onbelast te kunnen verstrekken, is het raadzaam om in kaart te brengen welke werknemers in aanmerking komen voor een vaste reiskostenvergoeding. Voor deze werknemers moet hun reispatroon en de vaste vergoeding bepaald worden. Voor de overige werknemers moet een reiskostenvergoeding alleen geaccordeerd worden op declaratie- of nacalculatiebasis.

Meer dan € 0,19 per kilometer. Vergoedt u als werkgever meer dan € 0,19 per gereisde kilometer, dan is dit meerdere belast. Tip. Dit kan wel worden ondergebracht in de vrije ruimte van de werkkostenregeling.