Digitale controle van uw werknemers

40% wordt in de gaten gehouden. Uit onderzoek blijkt dat 40% van de thuiswerkende werknemers in deze tijd door hun werkgever in de gaten worden gehouden. Hiervoor wordt het platform GetApp het meest gebruikt. Mag dit wel?

Wat mag er wel en wat mag er niet?

Instructierecht ... Uitgangspunt is dat u als werkgever het recht heeft uw werknemers en hun gedrag te controleren. De werkzaamheden dienen namelijk correct en tijdig te worden uitgevoerd en u heeft als werkgever de bevoegdheid om instructies en aanwijzingen te geven, bijv. door het gedrag op internet of in e-mails te controleren.

... versus privacy. U bent echter wel gebonden aan de privacy van uw werknemers, zeker nu de werkplek is verhuisd naar thuis. De werknemer mag namelijk onder werktijd internet en e-mail privé gebruiken, ook al zijn deze bedoeld voor zakelijke werkzaamheden. Dit mag binnen redelijke grenzen, dus niet onbeperkt. Deze grenzen kunt u zelf bepalen, bijv. in een personeelsreglement of -handboek.

Wel even melden ...

Informatieplicht. Als werkgever mag u het algemene gebruik dat werknemers maken van uw zakelijke internet en e-mail op anonieme basis bijhouden en controleren. Dit mag bijv. door netwerkbeveiliging, het beschermen van bedrijfsgeheimen of om te zien of er belangrijke zakelijke informatie in de inbox staat als de werknemer (langdurig) ziek is. U moet uw werknemers daar wel van tevoren over informeren. Tip. Wees daarbij duidelijk over het doel, op welke basis u dit doet en wat de rechten van de werknemer zijn.

Hoe controleren?

Doel en basis op orde. Wilt u overgaan tot controlemogelijkheden, dan zult u het doel duidelijk moeten hebben. Dit kan de controle zelf zijn. Daarnaast moet er een basis zijn waarop u dit doet. Toestemming is een basis, maar kunt u niet vooraf, bijv. bij het aangaan van de arbeidsovereenkomst, al toestemming vragen voor de monitoring. Zo’n instemming is niet geldig, omdat de werknemer zijn toestemming wellicht niet zal willen weigeren vanwege de machtsverhouding tussen beide.

Gerechtvaardigd belang. Wilt u toch kunnen controleren, dan zult u een gerechtvaardigd belang moeten hebben. In dat geval zijn er een aantal vereisten.

• Is het belang gerechtvaardigd, bijv. worden de instructies goed opgevolgd?
• Leidt de controle tot het doel, namelijk dat de instructies inderdaad wordt opgevolgd?
• De controle moet niet te zwaar of te ruim zijn. U mag bijv. niet de hele dag controleren en slechts beperkt in tijd (aantal weken).
• Zijn er betere, minder ingrijpende alternatieven om dat doel te bereiken?

Niet eenvoudig. Deze eisen zijn streng in de praktijk en het is niet eenvoudig hieraan te voldoen. U dient het bovendien allemaal vast te leggen. Het risico op overtreding van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is hierbij groot. Een fikse boete kan het gevolg zijn.

Alternatief. Houd regelmatig contact met uw medewerkers. Informeer hoe het met ze gaat, neem de openstaande zaken door of vraag een overzicht van de uren. Dit is minder ingrijpend en komt het vertrouwen meer ten goede.