ADMINISTRATIE - 29.10.2020

Nu tijd om ruimte vrij te maken in uw archief?

Bewaarplicht

U bent verplicht de boeken, bescheiden en andere gegevensdragers die fiscaal relevant kunnen zijn, voor zover niet anders is bepaald, gedurende zeven jaar te bewaren (art. 52 lid 4 AWR) . Let op. Voor bepaalde gegevens geldt er een langere bewaartermijn. Gegevens met betrekking tot onroerende zaken bijv. dient u negen jaar te bewaren, volgend op het jaar waarin het vastgoed in gebruik is genomen. Dit in verband met de btw-herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting.

Wanneer gaat de bewaartermijn in? De bewaartermijn gaat pas in op het moment dat de gegevens niet meer actueel zijn en dus niet meer tot de jaaradministratie behoren.

Voorbeeld 1.De bewaartermijn van een betaalde factuur van 02.01.2020 van uw brouwerij inzake inkopen gaat in op 01.01.2021 (indien het boekjaar gelijk is aan het kalenderjaar). Deze factuur is immers op 01.01.2021 niet meer actueel voor de jaaradministratie van 2020, tenzij deze pas in 2021 betaald wordt. In dat geval is deze wel nog actueel.

Voorbeeld 2.Stel, een leasecontract gaat in op 1 mei 2019, dan loopt de bewaartermijn tot 1 mei 2031 (vijf jaar contractduur en zeven jaar bewaartermijn). Echter in de (vak)literatuur wordt wel gesteld dat u moet tellen per boekjaar. Daarom is het verstandig om als startdatum van de bewaartermijn uit te gaan van de eerste dag volgend op het boekjaar waarin het contract afloopt. Hier (als het boekjaar gelijk is aan het kalenderjaar) zou de bewaartermijn dan starten op 1 januari 2025. De administratie met betrekking tot het contract moet dan worden bewaard tot 1 januari 2032.

Tip. Leg een aparte ordner aan voor de originele facturen, contracten, documenten, e.d. die een langere actualiteitswaarde hebben dan één jaar. Denk hierbij ook aan onderhoudscontracten en facturen van investeringen (waarover u afschrijft).

Privacywetgeving. Voor de loonadministratie en de AVG kunt u te maken krijgen met afwijkende bewaartermijnen. Fiscale bewaartermijnen hebben dan voorrang op de AVG. Ook het personeelsdossier dat uit diverse documenten bestaat, kent voor ieder document een eigen bewaartermijn.

Een Overzicht bewaartermijnen vindt u op https://www.tipsenadvies.nl , Download Zone, jaargang 24, nr. 15.

Wat mag u opruimen?

Nadat de wettelijke bewaartermijn voor u is verstreken, mag u de basisgegevens van uw administratie opruimen, zoals het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie, de loonadministratie, de kasadministratie, de voorraadadministratie en de gegevens die hier aan ten grondslag liggen, zoals agenda’s, prijslijsten, kassarollen, afspraakboeken, inkoopfacturen, verkoopfacturen, kladaantekeningen en contracten. Dit geldt eveneens voor e-mails en elektronische bestanden met financiële informatie.

Hoe opruimen? U bent wettelijk verplicht om persoonlijke informatie (van anderen) deugdelijk te vernietigen. Dit doet u door gebruik te maken van minimaal een DIN P-3-papierversnipperaar (verkrijgbaar vanaf € 50) of door de gegevens door een gecertificeerd bedrijf te laten vernietigen.

Wat niet opruimen? Deze zaken bewaart u wel:

• vaststellingsovereenkomsten met de fiscus;
• beschikkingen;
• huwelijkse voorwaarden;
• schenkingsovereenkomsten;
• oprichtingsakten, statuten en testamenten;
• notulen die gaan over bestuurs- en beheersdaden.