E-MAIL - E-MAILGEBRUIK - 22.09.2020

Welke sjablonen gebruikt u?

Hoe maakt u sjablonen?

Sjablonen zijn volledige berichten of stukken tekst die u eenmalig voorbereidt en daarna telkens opnieuw kunt gebruiken om een nieuwe e-mail te schrijven of een e-mail te beantwoorden.

Bij Outlook kunt u sjablonen aanmaken die voor nieuwe berichten bedoeld zijn ( https://bit.ly/3hkWRqh ). Om  antwoordsjablonen te maken gebruikt u de functie Snelle Stappen, waarmee u acties van het type Antwoord maakt ( https://bit.ly/33mcV5V ).

Bij Gmail moet u de functie e-mailtemplates eerst inschakelen voordat u ermee aan de slag kunt ( https://support.google.com/a/users/answer/9308990 ). Aangemaakte sjablonen kunt u zowel in een nieuwe e-mail als in een antwoord toevoegen.

Mobiele e-mailapps ondersteunen niet altijd sjablonen. U kunt wel een meer geavanceerde e-mailapp, zoals Spark , installeren ( https://sparkmailapp.com ) of een aparte app voor templates, zoals Mailbutler ( https://www.mailbutler.io/downloads# ).

Welke sjablonen?

Wanneer u sjablonen maakt, kunt u beter eerst een lijst maken van de situaties die bij u vaak voorkomen. Het heeft weinig zin om sjablonen te maken die u hooguit een keer per jaar nodig heeft. Ook hele korte antwoorden - denk aan de keren dat u ok of bedankt antwoordt - zijn niet sneller met een sjabloon. Hierna vindt u enkele specifieke situaties waar sjablonen echt voor tijdswinst zorgen. Tip.  Verzorg niet alleen de inhoud van uw sjablonen, maar ook de vormgeving, zo bespaart u later nog meer tijd.

Standaardbericht. Moet u regelmatig hetzelfde bericht of antwoord versturen, dan zijn dat de ideale kandidaten voor sjablonen. Denk bijv. aan de begeleidende e-mail bij uw facturen, een welkom voor nieuwe klanten of het raamwerk voor een maandelijkse nieuwsbrief naar uw werknemers. Tip.  Het hoeft niet altijd om 100% hetzelfde bericht te gaan. Na het invoegen van de sjabloon kunt u snel de nodige kleine wijzigingen aanbrengen om er een bericht op maat van te maken.

Bevestiging. Berichten van klanten bevatten soms vragen waar u niet direct op kunt antwoorden, bijv. een vraag over een heel specifiek probleem. Om hen te laten weten dat u op zoek gaat naar een oplossing, is het gepast om snel een bevestiging te sturen, zoals: “Wat jammer dat u met dit probleem geconfronteerd wordt. Wij gaan meteen aan de slag en contacteren u zodra we een oplossing hebben”. Zo kunt u verschillende sjablonen maken voor bijv. een antwoord bij technische problemen, vragen rond facturatie, offerte-aanvragen, enz. Tip.  U kunt ook een automatisch antwoord instellen dat de “goede ontvangst van uw vraag” bevestigt, maar dat komt minder persoonlijk over. Breng dan eventueel nog een kleine aanpassing aan naargelang de specifieke vraag. Op deze manier zien uw klanten dat u hen persoonlijk wilt helpen.

Informatie. Krijgt u regelmatig aanvragen voor informatie, zoals een prijslijst of een catalogus, dan kunt u hier snel op reageren met een sjabloon. Plaats in de sjabloon bijv. een link naar de juiste prijslijst of voeg in de sjabloon al een pdf met uw catalogus toe. Tip.  Denk eraan om uw links of pdf’s in uw sjablonen aan te passen als u uw prijslijst of catalogus vernieuwt.