Verplichte (UBO-)registratie belanghebbende, wat regelen?

Inschrijving in UBO-register bij KvK. Sinds 27 september moet iedere UBO (Ultimate Beneficial Owner) van een onderneming in Nederland verplicht worden ingeschreven in het UBO-register. Dat register wordt aangehouden door het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Met een UBO wordt bedoeld: de natuurlijke persoon die direct of indirect een financieel belang heeft in de onderneming van meer dan 25% of die op welke wijze dan ook de feitelijke zeggenschap heeft. Zijn het aandelenkapitaal en de stemrechten versnipperd, waardoor er niemand als UBO kan worden aangemerkt, dan worden personen ingeschreven die bestuurder (directeur) zijn van de onderneming.

Rechtsvormen. De verplichte UBO-registratie geldt voor NV’s en BV’s, stichtingen, verenigingen (die een onderneming voeren), onderlinge waarborgmaatschappijen, coöperaties en personenvennootschappen (Vof, maatschap en commanditaire vennootschap).

Uitzonderingen. Van de verplichte UBO-registratie zijn uitgezonderd: eenmanszaken, verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid (zonder onderneming), verenigingen van eigenaren (VvE) en beursgenoteerde ondernemingen.

Bestaande onderneming

Tot 27 maart 2022 de tijd. Sinds 27 september hebben bestaande ondernemingen de mogelijkheid om UBO’s in te schrijven. Ze krijgen hierover bericht van het Handelsregister. Inschrijven kan online (zie: https://www.kvk.nl/ubo ), per post of via de notaris. Alleen personen binnen de onderneming die tekenbevoegd zijn (of de notaris), kunnen UBO’s inschrijven. Bestaande ondernemingen hebben 18 maanden de tijd (dus tot 27 maart 2022) om hun UBO-registratie op orde te krijgen. Wordt per die datum niet aan deze verplichting voldaan, dan is er sprake van een economisch delict. Dat kan reden zijn voor het opleggen van een bestuurlijke boete.

Nieuwe onderneming direct inschrijven

Ondernemers die vanaf 27 september starten met een opgaveplichtige onderneming (waaronder ondernemers die hun eenmanszaak omzetten in een BV), zijn verplicht om meteen een of meer UBO’s in te schrijven, anders krijgen ze geen KvK-nummer. Nieuwe ondernemingen kunnen UBO’s tegelijk met de registratie aan de balie bij de KvK inschrijven. Dat kan niet online. UBO-registratie mag ook worden overgelaten aan de notaris, waarbij de onderneming (BV) wordt opgericht. Het inschrijven van UBO’s is kosteloos.

Welke gegevens inschrijven? De volgende gegevens moeten van iedere UBO verplicht worden ingeschreven: naam en voornamen, geboortemaand en geboortejaar, nationaliteit, woonstaat, aard en omvang van het gehouden economisch en/of zeggenschapsbelang, het BSN (of vergelijkbaar buitenlands fiscaal identiteitsnummer), geboorteplaats, woonadres, legitimatiebewijs (paspoort, identiteitskaart of rijbewijs).

Gedeelte van gegevens is openbaar! Een gedeelte van de UBO-gegevens is openbaar. Deze zijn voor iedereen in te zien. Het gaat dan om de naam en voornamen, geboortemaand en -jaar, nationaliteit, woonplaats en de aard en omvang van het belang in de onderneming. De kosten voor opvragen van deze gegevens bedragen € 2,50. De overige UBO-gegevens zijn alleen op te vragen door daarvoor geautoriseerde instanties (OM, FIOD, notaris, accountant).