Bestuursoptreden penningmeester vereniging goedgekeurd?

Bestuurder aansprakelijk

Iedere bestuurder van een vereniging, dus ook de penningmeester, is verplicht om zijn taak op behoorlijke wijze te vervullen (art. 2:9 lid 1 BW) . Voldoet een bestuurder niet aan zijn verplichting tot behoorlijke taakvervulling, dan kan hij door de vereniging voor de gehele schade hoofdelijk aansprakelijk worden gesteld (art. 2:9 lid 2 BW) . Dit is slechts anders als hij kan aantonen dat het onbehoorlijk bestuur hem niet kan worden aangerekend en dat hij er alles aan heeft gedaan om de schade te beperken.

Afstand van recht. Decharge is goedkeuring door de ledenvergadering van de jaarrekening en van het beleid dat door het bestuur het aflopen jaar is gevoerd. Door de vereniging wordt aangegeven dat het bestuur zijn taken op behoorlijke wijze heeft vervuld. Door decharge te verlenen doet de vereniging afstand van haar recht om de bestuurders in privé aansprakelijk te stellen.

Jaarlijkse decharge

In een vereniging kan door de jaarlijkse algemene ledenvergadering (ALV) decharge worden verleend als de jaarstukken ter goedkeuring worden voorgelegd aan de leden en als het beleid over het afgelopen jaar wordt beoordeeld. Vaststelling van de jaarstukken leidt echter niet automatisch tot decharge van het bestuur (art. 2:49 lid 3 BW) . Daarvoor is in de ledenvergadering een afzonderlijk besluit nodig. Let op.  Dit is ook het geval als in de statuten staat dat vaststelling van de jaarrekening automatisch leidt tot decharge van het bestuur. Dat is in strijd met de wet en deze bepaling in de statuten moet daarop worden aangepast.

Kascommissie

Decharge kan pas worden verleend nadat de kascommissie de jaarrekening heeft gecontroleerd en daarvan verslag heeft gedaan aan de ALV (art. 2:48 lid 2 BW) . De kascommissie oordeelt niet over het gevoerde beleid. Dat is voorbehouden aan de ALV.

Definitieve (finale) decharge. Stapt een penningmeester op voor het einde van het boekjaar, dan kan hij aan de ledenvergadering vragen om hem decharge te verlenen voor de door hem uitgevoerde bestuurstaak. De vereniging kan de (ex-)penningmeester dan achteraf niet meer in privé aansprakelijk stellen.

Alleen voor bekende feiten. Daarmee is de ex-penningmeester nog niet volledig van de haak, want de decharge geldt alleen voor de cijfers zoals die zijn vermeld in de boekhouding en administratie en voor feiten die door hem uitdrukkelijk aan de ledenvergadering zijn meegedeeld. Indien achteraf blijkt dat er sprake is van fraude of ‘creatieve boekhouding’, dan kan de ex-penningmeester alsnog voor de schade aansprakelijk worden gesteld.

Tussentijds benoemd

Een nieuwe bestuurder die de taak van penningmeester op zich neemt, doet er goed aan om, voordat hij zijn taak aanvaardt, aandachtig de administratie en de boekhouding van de vereniging te bestuderen, want vanaf dat moment is hij daar verantwoordelijk en dus ook aansprakelijk voor. Op de eerstkomende ALV moet hij zich verantwoorden over het jaarverslag over het afgelopen boekjaar. Dat geldt dus ook over de periode dat hij zelf nog niet in functie was als penningmeester!