AFTREKBARE KOSTEN - 26.03.2020

Zorg voor een deugdelijke kostenonderbouwing

Dit kunt u er niet ook nog bij hebben

Als ondernemer betaalt u belasting over de behaalde winst. Deze winst berekent u door uw omzet te verminderen met uw kosten. De kosten moet u bij twijfel zo nodig kunnen onderbouwen, want de bewijslast ligt bij u. Ontbreekt er een fatsoenlijke onderbouwing, dan kan u dit veel geld kosten. Dit ondervond ook een collega van u, die onlangs zijn zaak voor Hof ’s-Hertogenbosch uitvocht (ECLI:NL:GHSHE:2020:388) .

Energieverbruik. In deze zaak draaide het met name om het energieverbruik in zijn café. Uw collega was eigenaar van een pand dat bestond uit zeven appartementen plus een café met kelder. De kosten van energie en water bedroegen voor het pand jaarlijks € 12.610. Uw collega stelde dat hiervan aan ieder appartement een bedrag van € 1.000 diende te worden toegerekend. Het restant van € 5.610 (€ 12.610 -/- 7 x € 1.000) bracht hij ten laste van de winst van zijn café. De inspecteur kon zich hierin niet vinden, waarna de zaak voor de rechter belandde.

Te natte vinger ... Voor de rechter werd uw collega geconfronteerd met de vraag naar het bewijs van zijn berekening, aangezien bij hem de bewijslast lag. Van bewijs was echter nauwelijks sprake, het leek meer op het zogenaamde ‘nattevingerwerk’. Uw collega voerde namelijk slechts aan dat het café groter was dan ieder van de appartementen, namelijk 213 m³ ten opzichte van 130 m³ . Daarnaast voerde hij aan dat het café over acht elektrische apparaten beschikte, zoals koelingen, vriezers en friteuses. Op basis hiervan kwam hij tot de conclusie dat het overgrote deel van de energieconsumptie voor rekening van het café moest komen, resulterend in genoemde aftrek van € 5.610.

Bewijs onvoldoende. De rechter was dan ook van mening dat het geleverde ‘bewijs’ onvoldoende was om de gevraagde aftrek toe te staan. Er waren immers geen gegevens bijgehouden, zodat het onmogelijk was om na te gaan wat het werkelijke verbruik van de bewoners van de appartementen en het café was geweest. Het hof ging daarom mee met de redenering van de inspecteur dat 25% van het energieverbruik aan het café toegerekend diende te worden, ofwel € 3.152. Het restant van de aftrek, € 2.458 (€ 5.610 -/- € 3.152), werd niet geaccepteerd en leverde een forse navordering over een periode van drie jaren op.

Wat kunt u hiermee?

Als u zakelijke kosten maakt, dient u deze te kunnen bewijzen. De bewijslast ligt bij u, dus als dit flinterdun is, is het voor de inspecteur een koud kunstje om hier zijn gelijk te halen. Meestal is bewijs zonneklaar en kunt u volstaan met het bewaren van facturen.

Gemeenschappelijke kosten. In gevallen zoals deze, waarbij het draait om gemeenschappelijke kosten, dient u iets meer actie te ondernemen om het bewijs te kunnen leveren. Vaak is dit niet eens zo moeilijk. Zo waren in de genoemde zaak in het gebouw zelfs tussenmeters aanwezig die gebruikt konden worden om per appartement het gebruik van energie bij te houden. Deze gegevens ontbraken echter en ook was er niet op andere wijze geprobeerd om bewijs te leveren.

Tip.  Had uw collega bijv. inzicht gegeven in het energieverbruik van de elektrische apparaten en dit voor een bepaalde periode bijgehouden, dan had hij veel sterker gestaan.