Uw volgende stap

Thuiswerkafspraken

[Brief]

Thuiswerken, wat komt daar allemaal bij kijken?

Veel ondernemers hebben het advies van de overheid opgevolgd, althans voor zover dat voor de betrokken werkgever, de onderneming, het te verrichten werk en de werknemer tot de mogelijkheden behoort. Als werkgever moet u opletten dat het doorbetalen van de onbelaste vaste reiskostenvergoeding fiscaal niet zomaar mogelijk is, maar wat dan wel? Wat kunt u als werkgever eventueel nog wel doen om het thuiswerken te vergemakkelijken of om het afschaffen van de vaste reiskostenvergoeding te compenseren?

Extra kosten vergoeden

Telefoon. Omdat uw werknemer thuiswerkt, zal hij mogelijk vaker gebruik moeten maken van zijn vaste of mobiele telefoon, bijv. om naar de zaak te bellen of voor overleg met zijn collega’s of uw klanten en relaties. Tip 1.  U kunt deze telefoonkosten, zowel het abonnement als de gesprekskosten, belastingvrij vergoeden, als het aannemelijk is dat uw werknemer deze telefoon nodig heeft om het werk naar behoren te doen. Dat zal thans niet echt moeilijk zijn. Tip 2.  U kunt uw werknemer onder dezelfde voorwaarden ook een mobiele telefoon ter beschikking stellen, zolang hij deze noodzakelijkerwijze nodig heeft voor het werk. Deze telefoon blijft dan uw eigendom en kan weer ingeleverd worden, zodra het thuiswerken (en dat mobieltje) niet langer nodig is.

Laptop, tablet. Dezelfde regeling geldt ook voor andere apparatuur, zoals de laptop of de tablet. Tip.  U mag dan zelfs meerdere apparaten aan dezelfde werknemer onbelast ter beschikking stellen.

Geen duimendraaien. Kan uw werknemer thuis zijn arbeid niet verrichten zoals hij dat op het werk normaliter doet, dan kunt u bijv. denken aan het laten volgen van e-learning, een online cursus die mogelijk altijd al op het programma stond of het verstrekken van voldoende vakliteratuur op het thuisadres. Let op.  U kunt uw werknemer in ieder geval niet verplichten om vakantiedagen op te nemen gedurende de tijd dat hij thuiszit.

Wat bent u als werkgever verplicht?

Benodigde spullen. Als werkgever heeft u in ieder geval de plicht om ervoor te zorgen dat uw werknemer in staat is om het werk naar behoren te verrichten. Heeft hij op kantoor een laptop nodig, dan is dat thuis ook het geval en zult u hem deze (tijdelijk) moeten verstrekken. Dat geldt ook voor eventuele andere kantoorspullen, zoals een extra beeldscherm of hulpmiddelen. Let op.  Zijn er andere middelen nodig, bijv. het werken met gevaarlijke stoffen (lijm, verf, soldeer, e.d.), let dan op de eisen omtrent de maximale voorraad die op de thuiswerkplek mag liggen en op voldoende beschermende maatregelen en veiligheidsmiddelen.

Arbowet. Voorts heeft u op grond van de Arbowet de plicht om te zorgen voor een veilige en gezonde werkplek. Denk dan aan voldoende verlichting op de werkplek, een goede ergonomische stoel, eventueel een bureau, e.d. Natuurlijk kunt u dat niet vanaf de eerste thuiswerkdag realiseren, zeker niet in deze coronatijd. Feitelijk bent u dit echter wel verplicht, zeker waar het een langere periode van thuiswerken betreft. Zorg ook voor een goede werkinstructie, zoals het gebruik van een laptop op goede ooghoogte, een losse muis, een los toetsenbord, etc.

Afspraken vastleggen. Leg eventuele (andere) afspraken voor het thuiswerken schriftelijk vast.

Op http://tipsenadvies-belastingen.nl/download vindt u een modelbrief met thuiswerkafspraken (BT 25.05.05).