E-MAIL - E-MAILSOFTWARE - 31.03.2020

Outlook op maat

Een ander thema

Een documentthema in Outlook is een combinatie van kleuren, lettertypen en effecten die u kunt toepassen op een bericht. Bij het opstellen van een e-mail selecteert u het tabblad Opties op het lint, waarna u linksboven in het menu een ander thema kunt kiezen. Binnen het gekozen thema kunt u nog eens eigen aanpassingen maken om uw berichten een volledig eigen stijl mee te geven. Wilt u een standaard thema instellen dat op alle nieuwe berichten wordt toegepast, dan gaat u naar Bestand ; Opties ; E-mail ; Briefpapier en lettertypen . U kunt onder Persoonlijk e-mailpapier het thema aanpassen.

Het Office-thema bepaalt de look (achtergrond, kleur van de balk bovenaan, etc.) van alle Office-applicaties, inclusief Outlook. Dit gaat via Bestand ; Office-account ; Office-thema . Tip.  Als u een Office 365-abonnement heeft, is hier ook de optie Zwart aanwezig. Deze optie activeert de nieuwe donkere modus, waarbij overal in Outlook een donkere kleur als achtergrond opduikt. Als u een bericht leest of opstelt, kunt u snel wisselen tussen donkere en normale modus via het zon- of maanicoontje bovenaan.

Een betere weergave

Weergaven in Outlook (via tabblad Beeld ) dienen om de items in een map in een bepaalde stijl en lay-out te tonen. Bij bestaande weergaven kunt u bijv. de tekengrootte veranderen of instellen welke kolommen in een berichtenlijst getoond worden. Als u veel wilt veranderen, is het praktischer om een volledige nieuwe weergave voor een map te maken. Er is een aantal typen weergaven. De  tabel weergave is bijv. ideaal om een e-mailmap weer te geven, terwijl tijdlijn bedoeld is om een kleine map als een tijdverloop voor te stellen.

Een aangepaste knoppenbalk

In Outlook vindt u boven het lint de werkbalk Snelle Toegang die altijd zichtbaar blijft. Deze werkbalk kunt u aanpassen door op het pijltje in de balk te klikken. Tip 1. Zet hierin uw meestgebruikte acties, bijv. allen beantwoorden, doorsturen, afdrukken, etc. Tip 2.  Als u het lint standaard laat inklappen, komt Snelle Toegang nog meer van pas. Tip 3.  U kunt deze werkbalk anders instellen voor het hoofdvenster van Outlook, dan voor het venster waarin u een e-mail leest of schrijft.

Een persoonlijke agenda

U kunt de agenda van Outlook tot op zekere hoogte aanpassen, onder meer via Bestand ; Opties ; Agenda . U kunt daar de weergave veranderen, uw werkuren aanpassen of een tweede tijdszone instellen. Verder kunt u in de agenda zelf onder het tabblad Beeld de weergave-instellingen bijsturen. Met  Voorwaardelijke opmaak bijv. laat u bepaalde typen afspraken in een andere kleur zien. Ten slotte kunt u op het tabblad Start onder Agenda nieuwe agenda’s toevoegen of bestaande agenda’s importeren. Overweeg bijv. om uw werkagenda en uw privéagenda naast elkaar te plaatsen voor een goed overzicht.

Een groepje contacten

Als u vaak dezelfde groepjes personen e-mailt, kunt u in het adresboek contactgroepen aanmaken. Ga via de navigatiebalk linksonder naar Contactpersonen en kies Nieuwe groep contactpersonen in het tabblad Start . U kunt uw groep een naam geven en er contacten uit uw adresboek of nieuwe contacten aan toevoegen. Om een bericht naar de groep te sturen, hoeft u maar de groepsnaam in het Aan -vakje van een nieuwe e-mail te zetten.