Digitaal ondertekenen, kan dat?

Een man een man, een woord een woord

Aanbod en aanvaarding. Een overeenkomst komt tot stand door een aanbod dat door een ander wordt aanvaard. Vaak worden overeenkomsten op papier gezet, maar ook een mondelinge overeenkomst is rechtsgeldig. Let op.  Als de wet een schriftelijke overeenkomst eist, moet u zich daar natuurlijk aan houden.

Mondeling is genoeg. Ook als een mondelinge overeenkomst volstaat, staan veel bedrijven op een papieren overeenkomst. Papier is immers belangrijk om te kunnen bewijzen welke afspraken er zijn gemaakt. Een ondertekend contract geeft nu eenmaal meer zekerheid.

Andere tijden. Overeenkomsten worden vandaag de dag op allerlei manieren ondertekend. Denk aan de ouderwetse handtekening of aan de ondertekende overeenkomst die u per e-mail verstuurt.

Wanneer is een handtekening geldig?

Wanneer zijn al deze verschijningsvormen van een handtekening geldig? In elk geval als aan de onderstaande voorwaarden is voldaan:

• partijen moeten de overeenkomst kunnen raadplegen;
• de authenticiteit van de overeenkomst moet in voldoende mate gewaarborgd zijn;
• het moment van totstandkoming van de overeenkomst moet met voldoende zekerheid kunnen worden vastgesteld;
• de identiteit van de partijen moet met voldoende zekerheid kunnen worden vastgesteld.

Tip.  Spreek met uw wederpartij af welke vorm van ondertekening voor u allebei goed genoeg is. Als u afspreekt om de overeenkomst te printen, te ondertekenen, te scannen en daarna te e-mailen, is dat voldoende. De handtekening dient er dan enkel voor om aan te tonen dat u het allebei eens bent met de gemaakte afspraken. Let op.  Hoewel deze handtekening digitaal verstuurd wordt, is dit geen digitale handtekening in de zin van de wet.

Digitale handtekening

Voldoende betrouwbaar. Een digitale handtekening moet volgens het Burgerlijk Wetboek ‘voldoende betrouwbaar’ zijn. Alleen dan heeft een digitale handtekening dezelfde rechtsgevolgen als een handtekening met de pen. Een handtekening is volgens de wet voldoende betrouwbaar als deze:

• op unieke wijze aan de ondertekenaar is verbonden;
• het mogelijk maakt de ondertekenaar te identificeren;
• tot stand is gekomen met middelen die de ondertekenaar onder zijn uitsluitende controle kan houden;
• op zodanige wijze is verbonden aan het elektronisch bestand waarop deze betrekking heeft, dat elke wijziging achteraf van de gegevens kan worden opgespoord;
• is gebaseerd op een gekwalificeerd certificaat als bedoeld in de Telecommunicatiewet;
• is gegenereerd door een veilig middel voor het aanmaken van elektronische handtekeningen.

Hoe doet u dit? Er zijn diverse programma’s op de markt die digitaal ondertekenen aanbieden. Gebruik speciale software zoals Adobe Sign en DocuSign om op eenvoudige wijze aan deze voorwaarden te voldoen.