WEBDIENSTEN - ONLINE OPSLAG - 20.12.2019

Zo maakt u Google Drive overzichtelijker

De zijbalk

De linkerzijbalk van Google Drive ( https://drive.google.com ) wil u alvast helpen aan de hand van enkele duidelijke onderverdelingen. Mijn Drive bevat zowel uw eigen privébestanden als de documenten die u met anderen heeft gedeeld. Daarin kunt u orde scheppen door de verschillende items onder te brengen in allerlei mappen. Via het plusteken links bovenaan kunt u immers onbeperkt zulke mappen creëren. Tip.  In elke map of onderverdeling kunt u via de koppen bovenaan de inhoud ordenen op bijv. naam of laatst gewijzigd . Via het icoontje rechts bovenaan switcht u vlotjes tussen raster- en lijstweergave en via de ‘i’ ziet u alle details van een geselecteerd bestand.

De Recent -rubriek in de zijbalk toont alle bestanden die u onlangs heeft geopend, geordend op datum en tijd. Alle bestanden die iemand ooit met u gedeeld heeft, vindt u terug in de categorie Gedeeld met mij . Ter info: deze kunt u desgewenst verslepen naar uw persoonlijke Mijn Drive (in feite wordt hier dan een snelkoppeling naar de originele locatie toegevoegd). Aan uw favoriete en vaak gebruikte bestanden of mappen kunt u (via de rechtermuisknop) een ster toevoegen: deze worden dan verzameld in de categorie Met ster . Tip.  Ook urgente documenten kunt u tijdelijk zo’n ster geven, zodat u deze niet uit het oog verliest.

Namen en kleuren

Via een doordachte, consequente naamgeving creëert u ook een duidelijk overzicht in uw bestanden en mappen. De namen ervan kunt u (met de rechtermuisknop) altijd wijzigen, ook als ze gedeeld zijn met anderen. Tip.  Spreek sowieso duidelijke regels af met uw teamleden voor een uniforme benaming van nieuwe documenten.

Met behulp van de rechtermuisknop kunt u ook kleuren toekennen aan uw mappen, zodat u deze makkelijker kunt onderscheiden of netjes kunt groeperen. Door bijv. gedeelde mappen rood te maken, is de kans kleiner dat u daarin ongewild een gevoelig privédocument plaatst. Werkt u in verschillende teams, dan kunt u overwegen om de daarmee gedeelde mappen elk een specifieke kleur te geven, met het oog op maximale herkenbaarheid.

Het zoekveld

Vindt u niet meteen wat u zoekt, dan kan het zoekveld bovenaan u helpen. Daarin kunt u bijv. (de eerste letters van) de bestandsnaam of een teamlid intikken. U krijgt dan alle resultaten te zien.

Tip 1.  Als u in het blanco zoekveld klikt, laat Google Drive u een specifiek bestandstype kiezen (documenten, spreadsheets, pdf’s, foto’s, ...). Kiest u bijv. voor pdf’s, dan ziet u ‘type: pdf’. Wanneer u daarachter dan een of meerdere trefwoorden intikt, krijgt u de overeenkomstige pdf-bestanden te zien.

Tip 2. Het pijltje in het zoekveld biedt u nog meer opties. Hiermee kunt u o.a. filteren op de eigenaar, de locatie, de datum van wijziging, de persoon met wie u het bestand gedeeld heeft, enz.

Oudere versies

Wilt u terugkeren naar een oudere versie van een bestand in Google Drive? Dat kan, door met behulp van de rechtermuisknop de optie Versies beheren te kiezen. Handig!