SOCIALE MEDIA - 18.12.2019

Sociale media en personeel

Ieder voordeel heeft zijn nadeel ...

Een groot bereik. Een groot voordeel van het gebruik van sociale media voor uw onderneming is het grote bereik. Posts zijn openbaar en kunnen dus door veel mensen worden meegelezen. Het bereik kan nog verder worden vergroot door gebruik van zoekmachines en het delen van posts. Dat is heel mooi, maar het grote bereik kan ook nadelen met zich meebrengen, bijv. bij negatieve berichten of het uitlekken van bedrijfsgeheimen. Hoe kunt u deze risico’s beperken?

Dan maar verbieden? Het is niet realistisch uw werknemers te verbieden sociale media te gebruiken. Immers, de wereld digitaliseert en smartphones zijn overal. Bovendien strookt een verbod niet met het recht van werknemers op privacy en vrije meningsuiting. Maar gelukkig betekent dit niet dat u alles maar hoeft goed te vinden.

Een gedragscode kan helpen

Socialemediacode. U kunt binnen uw bedrijf het gebruik van sociale media reguleren door een socialemediacode te gebruiken. In zo’n reglement kunt u opnemen wat u verwacht van uw werknemers met betrekking tot het gebruik van sociale media en u kunt regels opnemen over het gebruik, bijv. dat uw werknemers geen negatieve of onjuiste berichten mogen verspreiden via sociale media.

Instructiebevoegdheid. Een socialemediacode moet wel aan de regels voldoen. Uitgangspunt daarbij is dat de regels die u opneemt in de socialemediacode binnen uw instructierecht vallen. Concreet betekent dit dat u alleen maar regels kunt opleggen, als het gebruik van sociale media door uw werknemers invloed heeft op het werk en dus op uw bedrijf. Let op. U kunt regels die verder gaan alleen opleggen als u deze individueel met uw werknemers afspreekt, bijv. in het arbeidscontract.

Wat zet u in zo’n code?

Denk aan de hiernavolgende aandachtspunten.

• Zorg dat uw socialemediacode duidelijk is. Neem bij voorkeur zo concreet mogelijke lijstjes op van do’s-and-don’ts.
• Zorg dat uw werknemers kennis kunnen nemen van de socialemediacode, bijv. door deze op te nemen in uw personeelshandboek of door plaatsing op uw intranet.

Download een voorbeeld van een ‘Socialemediabeleid’ en de ‘Vuistregels bij internetgebruik’ van http://tipsenadvies-personeel.nl/download (PS 25.04.05).

Tip. Evalueer uw socialemediacode tussentijds en stel deze steeds zo nodig bij aan de hand van nieuwe situaties.

Niet zonder reden controleren

Privacy. Omdat privacy belangrijk is, moet u een gerechtvaardigd belang hebben om te controleren of uw werknemers zich aan de socialemediacode houden. Tip. Leg de doeleinden van uw controles vooraf schriftelijk vast, bijv. in uw socialemediacode. Informeer de werknemers zo veel mogelijk van tevoren en houd de controle zo beperkt mogelijk.

Privacywetgeving. Bij monitoring en controle van het socialemediagebruik moet u rekening houden met de AVG als de verwerking van de persoonsgegevens herleidbaar is tot een persoon. Tip. Raadpleeg de vuistregels over internetgebruik door werknemers van de Autoriteit Persoonsgegevens.