Digitaal ondertekenen, hoe dit nu veilig aanpakken?

Ook mondeling ... Een mondelinge overeenkomst is in principe rechtsgeldig. Er zijn enkele uitzonderingen, bijv. een koopovereenkomst voor een woning of bedingen in de arbeidsovereenkomst, maar daarbuiten is een schriftelijke overeenkomst niet noodzakelijk.

Waarom ondertekenen? Veel bedrijven staan er echter op dat overeenkomsten ondertekend worden. Dat is vooral belangrijk om te kunnen bewijzen welke afspraken er over en weer met elkaar zijn gemaakt. Vaak zal dat niet nodig zijn, maar als er later onenigheid komt over de gemaakte afspraken, kan de overeenkomst uit de la worden gehaald om te kijken wat er nu precies is afgesproken. Op die manier kan er bekeken worden hoe de onenigheid zou moeten worden opgelost.

Voorwaarden digitaal ondertekenen

Van ‘nat’ naar digitaal. Overeenkomsten worden op allerlei manieren ondertekend, de ouderwetse ‘natte’ handtekening of het printen van een overeenkomst die vervolgens wordt ondertekend en per e-mail wordt verstuurd aan de andere partij ter ondertekening. Er zijn ook diverse programma’s op de markt die digitaal ondertekenen aanbieden, zoals Adobe Sign en DocuSign.

Is dat wel rechtsgeldig? Zijn al deze vormen van het plaatsen van een handtekening eigenlijk wel rechtsgeldig? De wet (art. 6:227a BW) geeft daarop het antwoord. Als er aan de hiernavolgende voorwaarden wordt voldaan, is de handtekening rechtsgeldig.

• Partijen moeten de overeenkomst kunnen raadplegen.
• De authenticiteit van de overeenkomst moet in voldoende mate gewaarborgd zijn.
• Het moment van totstandkoming van de overeenkomst moet met voldoende zekerheid kunnen worden vastgesteld.
• De identiteit van de partijen moet met voldoende zekerheid kunnen worden vastgesteld.

Hoe aan de voorwaarden voldoen?

Afspraken maken. Het belangrijkste is dat u met uw contractspartij afspreekt welke vorm van ondertekening voor u allebei goed is. Als u er allebei mee instemt om de overeenkomst te printen, te ondertekenen, te scannen en daarna te e-mailen is dat natuurlijk voldoende. De handtekening dient er dan simpelweg voor om aan te tonen dat u het allebei eens bent met de gemaakte afspraken. Hoewel deze handtekening digitaal verstuurd wordt, is dit geen digitale handtekening in de zin van de wet.

Voldoende betrouwbaar. De digitale handtekening moet voldoende betrouwbaar zijn (art. 3:15a BW) . Alleen dan heeft de digitale handtekening dezelfde rechtsgevolgen als de ‘natte’ handtekening. Een handtekening is voldoende betrouwbaar als deze:

• op unieke wijze aan de ondertekenaar is verbonden;
• het mogelijk maakt de ondertekenaar te identificeren;
• tot stand is gekomen met middelen die de ondertekenaar onder zijn uitsluitende controle kan houden;
• op zodanige wijze is verbonden aan het elektronisch bestand waarop deze betrekking heeft, dat elke wijziging achteraf van de gegevens kan worden opgespoord;
• is gebaseerd op een gekwalificeerd certificaat als bedoeld in de Telecommunicatiewet;
• is gegenereerd door een veilig middel voor het aanmaken van elektronische handtekeningen als bedoeld in de Telecommunicatiewet.

Wat betekent dat voor bedrijven?

Identificatie ondertekenaar en contract. Degene die de handtekening zet, moet kunnen worden geïdentificeerd. In de gebruikte software zie je vaak dat er een uniek ID aan de ondertekenaar wordt gekoppeld. Hetzelfde gebeurt met de overeenkomst, zodat zonder twijfel duidelijk is welke overeenkomst er is ondertekend. Tip. Om op eenvoudigere wijze aan deze voorwaarden te voldoen kan er speciale software gebruikt worden.

Waarom is dit belangrijk?

Dat is niet mijn handtekening! Net zoals voorheen met de ‘natte’ handtekening, kan het in bepaalde omstandigheden van belang zijn om aan te tonen welke afspraken u heeft gemaakt. Immers, ook met de ‘natte’ handtekening kon het gebeuren dat een van de partijen zei: “Dat is niet mijn handtekening en ik ben dus niet akkoord met de gemaakte afspraken.” Vervolgens moest dan worden bewezen dat de handtekening daadwerkelijk van die persoon was en de afspraken dus wel degelijk waren gemaakt.

Wet helpt een handje. De wet geeft hier in het geval van de digitale handtekening duidelijkheid. Als u aan de voorwaarden voldoet, mag u ervan uitgaan dat de handtekening rechtsgeldig is gezet (art. 3:15a BW) . Degene die betoogt dat dat niet het geval is, moet dan bewijzen dat de handtekening niet van hem is.

Andersom. Het kan ook zijn dat de digitale handtekening niet voldoet aan de vereisten. Als er dan een probleem ontstaat, dan is het aan de ontvanger om te bewijzen dat hij erop mocht vertrouwen dat er hier sprake is van een rechtsgeldige handtekening.

Vertegenwoordigingsbevoegdheid

Mag hij wel tekenen? Ook als de handtekening op een rechtsgeldige wijze gezet is, moet u toch ook altijd opletten of de juiste persoon namens het bedrijf heeft getekend. Immers, niet iedereen kan een rechtspersoon binden, daarvoor moet deze persoon gemachtigd zijn. Aan een dergelijke machtiging kunnen ook voorwaarden verbonden zijn, bijv. een maximumbedrag of dat er alleen maar mag worden getekend samen met een ander.

Check het Handelsregister. Dit kan u nakijken bij de Kamer van Koophandel en in de statuten van het bedrijf. Als de overeenkomst wordt ondertekend door een persoon die het bedrijf niet mag binden, kan het bedrijf stellen dat de overeenkomst niet rechtsgeldig tot stand is gekomen en daarom niet geldt.

Soms mag het niet

Soms moet het ‘nat’. In sommige gevallen mag een overeenkomst niet digitaal worden ondertekend. De wet geeft een aantal categorieën:

• overeenkomsten waardoor rechten ontstaan of worden overdragen ten aanzien van onroerende zaken, met uitzondering van huurrechten;
• overeenkomsten waarbij persoonlijke of zakelijke zekerheden worden verstrekt door ‘particulieren’, voor zover de aard van de overeenkomst of van de rechtsbetrekking waarvan zij deel uitmaakt zich daartegen verzet;
• overeenkomsten waarvoor de wet de tussenkomst voorschrijft van de rechter, een overheidsorgaan of een beroepsbeoefenaar die een publieke taak uitoefent;
• overeenkomsten die onder het familierecht of het erfrecht vallen.

In deze gevallen kan dus niet digitaal ondertekend worden.

ons advies

• Zorg ervoor dat u met uw contractspartij afspreekt op welke wijze een overeenkomst kan worden ondertekend.
• Zorg dat een digitale handtekening aan de vereisten voldoet die de wet daaraan stelt.
• Kies software die waarborgt dat de digitale handtekening aan de wettelijke vereisten voldoet.
• Check altijd of degene die de handtekening zet, daar ook toe bevoegd is bij de Kamer van Koophandel. Raadpleeg eventueel ook de statuten van de vennootschap.

Als u al deze stappen heeft genomen, kunt u er met een gerust hart van uitgaan dat de overeenkomst rechtsgeldig tot stand is gekomen. Als er dan onenigheid ontstaat over de uitvoering van de overeenkomst, kan uw contractspartij zich er in ieder geval niet op beroepen dat er geen sprake is van een rechtsgeldige overeenkomst.