Uw volgende stap

Overzicht werkbladen financiële verbeterpunten

[Rekentool]

Begroten is een must, maar hoe blijft u ‘in control’?

Maak er geen boemerang van

Men spreekt u erop aan. Men komt ze wel tegen in de praktijk, administrateurs die de begroting zodanig opstellen dat ze iedere maand aan de directie of in het MT kunnen vertellen dat het gerealiseerde resultaat wederom beter is als begroot. Dat voelt natuurlijk goed, maar in feite houd je jezelf een beetje voor de gek. Want door op een dergelijke manier te begroten houdt u het bedrijf en uzelf niet scherp en daar komt geheid gedonder van.

Niet rijker rekenen dan ... U moet namelijk inschatten hoe de toekomst er voor uw bedrijf uit zal zien. Daarbij is het uw specifieke verantwoordelijkheid om dit in kaart te brengen voor de financiële prestaties van het bedrijf. Nu zijn de meeste administrateurs voorzichtig van aard, dus begroten ze liever ook wat conservatief. Dit onder het mom van ‘je weet immers maar nooit en je moet je immers niet rijker rekenen dan je bent’.

... maar ook niet te voorzichtig. Het adagium moet zijn dat de begroting aangeeft welke ambities het bedrijf heeft. De begroting wordt dan veel meer een middel waarmee u het bedrijf financieel (mede) kunt bijsturen.

De functie van begroten

Doelstellingen halen. Wat is dus de functie van de begroting, iedere maand of week, afhankelijk van de branche waarin u werkzaam bent? U stelt vast of het bedrijf haar omzetdoelstellingen wel haalt en de kosten in de hand weet te houden. Als er afwijkingen zijn, gaat u deze vervolgens analyseren en bespreekt u vervolgens met uw directie of het MT of er eventueel actie of bijsturing noodzakelijk is om het bedrijf financieel op koers te houden.

De praktijk gaat vaak anders. Er wordt wel een begroting opgesteld, omdat het nu eenmaal moet van de bank of omdat het een gewoonte is geworden. Maar daarmee bereikt u niet dat een bedrijf haar financiële prestaties optimaliseert. U bent dan als het ware niet ‘in control’, simpel omdat u niet de juiste piketpaaltjes heeft geslagen.

Stapsgewijs naar een goed fundament

Betrouwbare input. Bij het maken van een begroting is het uw taak om kritisch te zijn. U vraagt de mensen die u daarvoor informatie leveren om een goede onderbouwing. U moet immers toetsen of de productiemiddelen die het bedrijf heeft wel optimaal worden ingezet. Dat geldt ook voor de productiviteit en declarabiliteit van medewerkers.

Kritische beoordeling. Aan de kostenkant moet u er vooral op letten dat er niet te ruim wordt begroot. De begroting biedt immers de verantwoordelijke medewerkers ook het mandaat om bepaalde kosten te maken. Dus vraag door of bepaalde kosten wel noodzakelijk zijn en of ze niet te ruim worden ingeschat.

Solide output. De beste manier om te rapporteren (gerealiseerde resultaten versus begroting) is in tabelvorm waarbij u tevens een kolom met verschillen toevoegt en uitlegt waardoor die verschillen zijn ontstaan. Tip.  U voegt nog meer waarde toe aan de rapportage als u ook nog laat zien welk deel van de begroting nog gerealiseerd moet worden en u daarbij aangeeft of er nog (en welke) extra inspanningen moeten worden verricht.

Frequentie? Maak ieder jaar een begroting die u periodiek analyseert. U krijgt nog meer grip op de onderneming als u daarbij de begroting minimaal een keer per kwartaal herijkt en zo nodig bijstelt.

Een model ‘Begroten met stappenplan’ en een rekentool vindt u op http://tipsenadvies-administrateur.nl/download (FM 03.04.04).