Uw volgende stap

Declaratie kostenvergoeding

[Formulier]

Steekproef kostenvergoedingen

[Formulier]

Werkkostenregeling 2019

[Rekentool]

Werkkostenregeling: nihilwaarderingen/vrijstellingen

[Checklist]

Hoe is een vaste kostenvergoeding nu fiscaal safe en onbelast?

Vaste kostenvergoeding

Voor gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten mag uw onderneming de werknemers een vaste, onbelaste kostenvergoeding geven die niet ten koste gaat van de vrije ruimte (1,2% van de totale fiscale loonsom).

Download de checklist ‘Werkkostenregeling: vrijstellingen’ van de site http://tipsenadvies-administrateur.nl/download (FM 03.03.10).

U moet dan wel vooraf onderzoek doen naar de kosten die werknemers werkelijk maken. Als u geen kostenonderzoek doet, dan is de vaste kostenvergoeding loon van de werknemer.

Als u de vaste kostenvergoeding aanwijst als eindheffingsloon, gaat dat ten laste van de vrije ruimte. Dat wil zeggen dat het gedeelte dat ten laste van de vrije ruimte komt belastingvrij is, maar het meerdere belast. Stel, uw onderneming betaalt voor de zakelijke kilometers meer dan € 0,19 per kilometer. Het meerdere mag dan in de vrije ruimte.

U kunt in principe eenvoudig in uw loonadministratie aangeven welke posten u aanwijst. Leg een dossier aan met tabbladen waarin u de facturen van de verschillende kostengroepen en verstrekkingen bewaart. De fiscus heeft aangegeven dat u eindheffingsloon ook kunt aanwijzen in een personeelshandboek of in de arbeidsovereenkomst.

Over het eindheffingsloon dat daarna nog overblijft, betaalt u als werkgever een eindheffing van 80%. De vergoeding of verstrekking die u aanwijst als eindheffingsloon, mag niet meer dan 30% afwijken van hetgeen gebruikelijk is.

Vergoedingen en verstrekkingen van maximaal € 2.400 per werknemer per jaar worden als gebruikelijk aangemerkt en mogen dus in de vrije ruimte worden opgenomen.

Geen kostenonderzoek

Kosten die niet gericht zijn vrijgesteld, bijvoorbeeld reiskosten, zakelijke maaltijden, een mobiele telefoon (mits dit naar uw redelijk oordeel noodzakelijk is voor het werk) en zakelijke kilometers (max. € 0,19 per kilometer) en die geen intermediaire kosten zijn, gaan altijd ten laste van de vrije ruimte als u deze aanwijst als eindheffingsloon. Intermediaire kosten zijn kosten die de werknemer voorschiet voor de onderneming, maar die bij de onderneming thuishoren, zoals representatiekosten. Voor deze kosten hoeft u dus geen kostenonderzoek te doen. Wijst u de vergoeding niet aan als eindheffingsloon, dan hoort deze tot het loon van de werknemer.

Praktijkvoorbeeld

Stel, u heeft buitendienstmedewerkers in dienst. Zij zorgen voor de verkoop en zijn veel onderweg. U geeft hen een vaste kostenvergoeding van € 90 per maand voor de kosten die zij maken onderweg. Nu zijn er twee opties.

1. Geen kostenonderzoek. U heeft geen kostenonderzoek gedaan. Wel heeft u de vaste kostenvergoeding aangewezen als eindheffingsloon. De vaste kostenvergoeding van € 90 komt ten laste van de vrije ruimte. Als u de vrije ruimte overschrijdt, bent u 80% eindheffing verschuldigd.
2. Wel kostenonderzoek. U doet onderzoek omdat de buitendienstmedewerkers kosten maken voor zaken die gericht vrijgesteld zijn of onder de intermediaire kosten vallen. Hieruit blijkt dat zij gem. maandelijks deze kosten maken:

* U hoeft de vaste kostenvergoeding voor parkeren leaseauto en relatiegeschenken niet aan te wijzen als eindheffingsloon omdat dit intermediaire kosten zijn. Omdat u een kostenonderzoek heeft gedaan, is dit geen loon voor de werknemer.

U besluit op basis van het kostenonderzoek een vaste kostenvergoeding te geven voor de hiervoor genoemde bedragen. In totaal ontvangen uw werknemers nu een vaste kostenvergoeding van € 103. In de tabel van ons praktijkvoorbeeld ziet u welke kosten onder een gerichte vrijstelling vallen en welke kosten intermediaire kosten zijn. Ook ziet u welke kosten u voor de werkkostenregeling moet aanwijzen als eindheffingsloon.

Omdat u een kostenonderzoek heeft gedaan, komen de volgende kosten niet ten laste van de vrije ruimte:

• parkeren leaseauto;
• maaltijden en consumpties onderweg;
• relatiegeschenken.

Alleen de vergoeding voor reiniging van de kostuums van € 20 komt ten laste van de vrije ruimte. Hierop is namelijk geen gerichte vrijstelling van toepassing en dit zijn geen intermediaire kosten.

Download de rekentool ‘Onkostenvergoeding bepalen’ van http://tipsenadvies-administrateur.nl/download (FM 03.03.10).

Hoe pakt u dit nu aan?

De werkkostenregeling stelt als voorwaarde dat u vooraf onderzoek doet naar de hoogte en regelmaat van de kosten die zijn opgenomen in de vaste onkostenvergoeding. Zonder onderbouwing behoort de vergoeding tot het belaste loon. Belastingheffing hierover is dan dus nog enkel te voorkomen door deze op te nemen in de fiscaal vrije ruimte. Deze bedraagt nu nog ‘maar’ 1,2%.

Wat checken? Belangrijk is dat de vaste onkostenvergoeding wordt gespecificeerd naar aard en omvang. Dus een algemene onkostenvergoeding van bijv. € 75 voldoet niet. Er moet via het ingestelde onderzoek van bijv. drie maanden een onderscheid worden gemaakt tussen de verschillende posten die onbelast kunnen worden vergoed en de omvang daarvan. Het is niet toegestaan achteraf te schuiven tussen categorieën. Uw onderzoek moet dus zorgvuldig plaatsvinden.

Download het model ‘Steekproef onkostenvergoeding en de checklist ‘Onderbouwing vaste onkostenvergoeding’ van http://tipsenadvies-administrateur.nl/download (FM 03.03.10).

Reeds een onderzoek gedaan? Stel, u heeft al zo’n onderzoek gedaan. U hoeft dit dan in principe niet opnieuw uit te voeren. De staatssecretaris heeft namelijk goedgekeurd dat zo’n onderzoek dan niet verricht hoeft te worden, besluit van de staatssecretaris (BLKB2014/1033M) . Dit onder de hiernavolgende voorwaarden.

• U moet bewaken en dus regelmatig checken of het kostenpatroon van de werknemers niet aanzienlijk is veranderd sedert het laatste onderzoek.
• U moet bewaken dat de functies en omstandigheden van het werk gelijk zijn gebleven. Zijn inmiddels de werkzaamheden binnen de onderneming flink veranderd of zijn er nieuwe functies ontstaan, dan is het ‘oude’ onderzoek niet meer steekhoudend en biedt dit geen voldoende onderbouwing meer voor de fiscus.

Nog verdere declaraties mogelijk? Het blijft wel mogelijk om kosten die niet zijn opgenomen in de onkostenvergoeding wel op declaratiebasis te vergoeden. Natuurlijk mogen uw werknemers na de invoering van een onkostenvergoeding de daarin opgenomen onkosten niet langer ook via een declaratie vergoed krijgen.

Controle

Bewaak de voorwaarden, anders loopt u het risico op forse naheffingen plus boetes. Recentelijk speelde er een zaak waar een belastingplichtige BV € 150.00o moest nabetalen over een periode van vijf jaar. De belastingcontroleur vond dat de vaste kostenvergoedingen niet voldeden aan de voorwaarden. De belastingplichtige BV had niet al bij het betalen van de vaste kostenvergoeding een specificatie voorhanden gehad plus dat er kosten op declaratiebasis vergoed waren die ook al opgenomen waren in de vaste kostenvergoeding, Hof Den Haag (ECLI:NL:GHDHA:2019:92) .