FACTUUR - 29.05.2019

E-facturatie en zakendoen binnen Europa

Waar draait het ook alweer om? Vanaf 18 april 2019 dienen alle overheidsinstanties in Nederland e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken die voldoen aan de Europese norm voor e-facturatie (EN-16931) . Bij voorkeur ontvangt de overheid deze facturen via het PEPPOL-netwerk. PEPPOL staat voor Pan-European Public Procurement Online. Stel, u kunt via uw boekhoudpakket e-facturen versturen via het PEPPOL-netwerk, kunt u dan ook binnen Europa factureren?

Over de grens e-factureren?

Binnen de EU wel. U kunt in principe binnen de EU e-factureren. U moet echter wel rekening houden met een aantal zaken die uw aandacht vergen.

Adressering internationale e-factuur. De manier waarop rechtspersonen geïdentificeerd worden, is per EU-lidstaat verschillend. In Nederland maken we bijvoorbeeld gebruik van het KvK-nummer, het btw-nummer of het Organisatie-identificatienummer (OIN). Let op.  U dient het identificatienummer te hebben van uw buitenlandse klant. Let op.  Gebruik deze link om te controleren welke identificatienummers er beschikbaar zijn op het PEPPOL-netwerk ( http://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/codelist/ICD/ ). Check of u dit nummer heeft of vraag het op bij uw klant. Gebruik dit bij de adressering van uw e-factuur.

PEPPOL-telefoonboek. Als uw klant is opgenomen in het PEPPOL-telefoonboek ( https://directory.peppol.eu ) kunt u ook daadwerkelijk overgaan tot facturatie.

Let op.  Maak gebruik van een PEPPOL Access Point dat naast e-facturatie ook facturatie per e-mail en per post ondersteunt. Het voordeel hiervan is dat zodra uw klant overstapt op e-facturatie, het PEPPOL Access Point dat automatisch via dit netwerk verstuurt. Uw hoeft dus niet meer bij te houden welke klanten welke facturatiemethoden ondersteunen. Het PEPPOL Access Point doet dat voor u.

Inhoud van een internationale e-factuur

Verplichte velden, geen optionele. De Europese norm bevat zeer veel optionele elementen. Lang niet alle IT-systemen ondersteunen al deze opties. Omdat u waarschijnlijk niet weet welke opties het IT-systeem van uw klant gebruikt, kan dat tot problemen leiden. In het PEPPOL-telefoonboek staat vermeld welke documenttypen uw klant ondersteunt. Let op.  Verstuur bij voorkeur facturen met daarin alleen verplichte velden. Gebruik bij voorkeur geen optionele velden. Op deze manier heeft u maximale zekerheid dat uw factuur ook daadwerkelijk kan worden ontvangen en verwerkt. Let op.  Sommige landen en branches stellen nadere eisen aan een e-factuur. Als dit zo is, dan is dit altijd aangegeven in het PEPPOL-telefoonboek. In zo’n geval dient u aan deze extra eisen te voldoen om zeker te zijn dat de factuur ook daadwerkelijk door uw klant kan worden verwerkt.

Europese e-facturen ontvangen

Als u facturen verstuurt via het PEPPOL-netwerk, wilt u ze mogelijk ook ontvangen en zo maximaal profiteren van de voordelen van e-facturatie. Als u buitenlandse leveranciers heeft die ook een PEPPOL-aansluiting hebben, is dat een optie. U dient zich dan bij uw Access Point te laten registreren voor de ontvangst van PEPPOL-facturen. Uw Billing Service Provider kan u hierover informeren. Een lijst met Nederlandse Billing Service Providers vindt u hier: https://simplerinvoicing.org/nl E-facturatie buiten de EU kan ook, maar dat werkt iets anders. We komen daarop terug.