BELASTINGCONTROLE - 20.05.2019

Belastingdienst komt op visite, wat moet u geven?

Een kleine checklist helpt u verder

Komt de Belastingdienst op bezoek voor de loonheffingen, dan bent u verplicht de gegevens en inlichtingen te verstrekken die voor de aangifte van belang zijn. Dat zijn niet alleen de salarisadministratie en de identiteitsgegevens (naam, adres, woonplaats en een verklaring of de werknemer loonheffingskortingen wil toepassen) van de werknemers, maar ook de andere zaken die van belang zijn om de juiste loonheffingen te beoordelen. Denk daarbij aan de hiernavolgende zaken.

• Agenda’s en dergelijke waaruit kan worden afgeleid of bijvoorbeeld maaltijden en/of reizen zakelijk waren. Denk ook aan notulen van zakelijke vergaderingen of het programma van een zakelijke opleiding, vooral als de zakelijkheid in twijfel kan worden getrokken.
• De berekening en de indeling van vergoedingen en verstrekkingen voor de WKR. Welke zaken en vergoedingen heeft u in de vrije ruimte gestopt en welke niet? Ook andere afspraken met personeel (kerstpakketten, personeelskortingen, e.d.) vallen hieronder.
• Informatie over de auto’s in het bedrijf. Welke stonden er ter beschikking aan werknemers? Hoe is hiermee omgegaan voor de loonheffing? Hoe heeft u het geregeld als er auto’s zijn die niet ter beschikking staan aan werknemers?
• Modelcontracten met opdrachtnemers (zzp’ers).

Tip. Adviezen van uw accountant, adviseur, advocaat en notaris hoeft u niet te laten zien aan de fiscus. Let op. Als deze stukken in een dossier zitten dat u aan de Belastingdienst heeft gegeven, mag hij deze stukken wel gebruiken. Tip. Maak de Belastingdienst niet slimmer dan nodig en bewaar deze vertrouwelijke stukken in een apart dossier.

Sancties

Informatiebeschikking. Overlegt u de gevraagde informatie niet, maar vermoedt de fiscus dat u deze wel heeft, dan kan hij een informatiebeschikking opleggen. U wordt dan verplicht alsnog de stukken aan te leveren. Doet u dat niet omdat de stukken er niet zijn of omdat u vindt dat hij hier niet naar mag kijken en kunt u dat niet voldoende uitleggen, dan kunt u bij de rechter terechtkomen, die u dit dan alsnog verplicht.

Let op. Beslist de rechter dat u de stukken alsnog moet geven en doet u dan nog niets, dan vindt er omkering van de bewijslast plaats. Met andere woorden: de fiscus kan bij de heffing uitgaan van zijn eigen vermoedens en u moet dan bewijzen dat het anders is. Dat is natuurlijk vaak lastig, want hoe bewijst u iets wat er niet is?

Bewaartermijn. Zorg ervoor dat u de stukken voor de Belastingdienst gedurende vijf jaar na afloop van het kalenderjaar waar het over gaat, bewaart. Bij identiteitspapieren en de verklaring toepassing heffingskorting is dit vijf jaar na de uitdiensttreding van de werknemer. Dit zodat u vragen van de Belastingdienst goed kunt beantwoorden. Let op. Voor de basisgegevens van de administratie, zoals grootboeken en loonadministratie, geldt er een langere bewaarplicht. Deze gegevens moet u zeven jaar bewaren.

Uw rechten? Wat zijn de regels waar de Belastingdienst zich aan moet houden bij een controle? Ziet u gedrag dat u raar vindt? Controleer dan of de controleur zijn boekje niet te buiten gaat.

Het ‘Handboek belastingcontrole’ kunt u vinden op http://tipsenadvies-personeel.nl/download (PS 24.14.02).