Overstappen van d-facturatie op e-facturatie, maar hoe?

Verschil d-factuur en e-factuur?

Het wordt vaak in één adem genoemd, maar er is een groot verschil tussen digitale en elektronische facturen. Onder ‘e-factureren’ verstaan we het elektronisch versturen van facturen (leverancier) en het elektronisch ontvangen en verwerken hiervan door de ontvanger. Dus heel anders dan het versturen en ontvangen van pdf-facturen per e-mail.

Mag een pdf na 18.04.2019 dan nog? Ja, dit mag in principe nog. Sowieso tussen ondernemers.

Let op 1. Bij facturen naar de (semi)overheid mag dit alleen nog na 18 april als u met de klant al een lopend contract heeft. Bij nieuwe contracten (afgesloten na 18 april) is de regel dat men facturen als e-factuur moet aanleveren en dus niet als pdf!

Let op 2. De kans is wel groot dat (semi)overheden e-facturatie gewoon gaan afdwingen bij hun leveranciers na 18 april. Daarnaast verwachten we dat een en ander een sneeuwbaleffect zal gaan veroorzaken, waardoor ook ondernemers er onderling mee te maken gaan krijgen. Als ondernemer A namelijk aan de overheid levert en overstapt op e-facturatie, zal hij dit waarschijnlijk ook proberen door te voeren bij zijn andere klanten/leveranciers. Niemand zit te wachten op allerlei verschillende stromen (e-mail, post, e-facturatienetwerk) en formaten (papier, pdf, XML, etc.) facturen.

XML. Een voorbeeld van een e-factuur is de XML-factuur. XML-facturen zijn 100% nauwkeurig en maken menselijke handelingen voor het ontvangen, invoeren en verwerken van de inkoopfacturen overbodig. Tip. Als u reeds een XML-factuur verstuurt (met of zonder bijgevoegde pdf), dan voldoet u in principe aan de wetgeving. Let op. Het kan wel zijn dat uw klant (semi)overheidsinstantie) u oplegt om facturen via het PEPPOL-netwerk aan te leveren. Dan zult u dus alsnog anders moeten gaan factureren dan met een XML-factuur.

U wilt overstappen, wat nu?

Welke factuurwijze u ook gebruikt, u kunt altijd overstappen op e-facturatie. Hoe begint u dan?

Stap 1. Uw financieel pakket. Controleer bij uw softwareleverancier of uw financiële/ERP-pakket in staat is om e-facturen te genereren, te ontvangen en te verwerken. Is dit niet het geval? Tip. Sommige leveranciers kunnen uw facturen automatisch ‘vertalen’ naar het benodigde e-factuurformat, waardoor u (nog) niet direct rigoureuze aanpassingen aan uw software hoeft te realiseren.

Stap 2. Toegang e-facturatienetwerk. Om e-facturen te kunnen ontvangen en versturen, moet uw huidige software daar klaar voor zijn. In theorie kunt u e-facturen per e-mail versturen. Let op. Wilt u dit echter veilig, en volgens de laatste standaarden en toekomstbestendig doen, dan heeft u toegang nodig tot een e-facturatienetwerk. PEPPOL (ook ‘Simplerinvoicing’ genoemd) is een Europees e-facturatienetwerk waarover u beveiligd facturen kunt verzenden. De Nederlandse overheid kiest voor PEPPOL als hét transportmechanisme.

Stap 3. Access Point nodig. Om facturen via het PEPPOL-netwerk te kunnen versturen/ontvangen, heeft u toegang tot dit netwerk nodig. Deze toegang krijgt u via een gecertificeerd Access Point. Tip. Vraag uw softwareleverancier of deze een dergelijk (gecertificeerd) Access Point is. Is uw leverancier dit niet, ga dan op zoek naar een leverancier (Billing Service Provider) die u wel op het PEPPOL-netwerk aan kan sluiten. U wordt geregistreerd op basis van uw KvK-nummer. Zo bent u snel vindbaar op het netwerk voor anderen.

Meer info? Voor ondernemers is er nog weinig algemene hapklare informatie beschikbaar, behalve op https://bit.ly/2I11YQ9 (simplerinvoicing) en https://bit.ly/2UTPAmD (PEPPOL).