INTERNET - 07.12.2018

Opslag in de cloud, hoe blijft u zelf in de wolken?

De cloud is trendy, maar waarom?

Het internet is in feite één groot computernetwerk. Er zijn dienstverleners die hun opslagcapaciteit aan klanten ter beschikking stellen, soms gratis, soms betaald. Maakt u gebruik van zo’n dienst, dan zorgt de cloudaanbieder dat uw bestanden ‘in de cloud’ worden opgeslagen. In tegenstelling tot uw harde schijf thuis of op de zaak, weet u nu dus niet precies waar uw bestanden staan. Heeft u cloudruimte nodig?

Doet u bijv. aan online boekhouden, dan komt dat weliswaar al in de cloud, maar voor andere delen van uw administratie (inkoopfacturen, uren- en km-administratie, jaarstukken, etc.) is dat niet.

Opslag in de cloud. Enkele voordelen zijn:

• uw opslagruimte wordt zelden meer te klein;
• u hoeft zich niet meer druk te maken over technische problemen, zoals een kapotte harde schijf;
• u kunt uw bestanden op uw computer synchroniseren met de clouddienst. Uw bestanden staan dus altijd op twee plaatsen en zodoende heeft u altijd een back up;
• u kunt vanaf elke willekeurige plek bij uw bestanden, zolang u maar verbinding heeft met het internet;
• omdat uw bestanden ergens centraal staan opgeslagen, kunnen ook medewerkers deze bestanden bewerken en weer opslaan.

Niet altijd gratis! De cloud kent ook een aantal nadelen. De meeste clouddiensten beginnen met een gratis versie met een beperkte opslagruimte. Wilt u meer, dan zult u moeten betalen.

Het duurt wat langer. Het uploaden en downloaden van bestanden duurt uiteraard langer dan als u gewoon op uw computer bestanden opslaat. Tip. Worden uw bestanden tussen uw computer en de cloud gesynchroniseerd, dan merkt u waarschijnlijk weinig van het up- en downloaden, want u kunt ondertussen gewoon doorwerken en het synchroniseren gebeurt dan op de achtergrond.

Iets minder veilig? Uw bestanden op kantoor op een veilige manier opslaan, is uiteraard altijd veiliger dan in de cloud. Tip. Check altijd of de clouddienst die u voor ogen heeft, uw bestanden versleuteld opslaat.

Een clouddienst kiezen

Elke clouddienst biedt opslagruimte, voor een deel gratis en voor het meerdere betaald. We hebben voor u de tarieven op een rijtje gezet.

Een overzicht met de meestgebruikte clouddiensten vindt u via http://tipsenadvies-horeca.nl/download (HR 22.18.04).

Let op. De prijs alleen is niet het belangrijkste. Werkt u met Google Suite en dus met veel Google-toepassingen, zoals Gmail, e.d., dan lijkt Google Drive het meest voor de hand te liggen. Bent u ‘Apple-liefhebber’ en zweert u op de iPhone, iPad en iMac, dan ligt iCloud weer meer voor de hand. Is Microsoft Office (Word, Excel, enz.) belangrijk voor u, overweeg dan een abonnement op Office 365, incl. het hele officepakket en OneDrive.

Tip. Zijn er meerdere cloudgebruikers binnen uw horecaonderneming, zoek dan een abonnement (vaak een ‘businessabonnement’) dat ook voor meerdere gebruikers geschikt is.