IN DE KIJKER - 15.02.2019

Voldoen uw dossiers aan de Wwft en de AVG?

Identiteits- en verificatiegegevens

Natuurlijk persoon. Is uw cliënt of wederpartij een natuurlijke persoon, dan moet u de volgende persoonsgegevens in het dossier opnemen:

• geslachtsnaam, voornamen en geboortedatum;
• adres en woonplaats;
• de kenmerken van het (originele) document waarmee de identiteit is geverifieerd (de aard, het nummer en de datum van uitgifte). Tip. U mag op grond van de Wwft ook een kopie van het ID-bewijs in het dossier opnemen;
• of de betreffende persoon bij de identificatie fysiek aanwezig was.

Rechtspersoon. Is uw cliënt een rechtspersoon, dan moet u de volgende gegevens vastleggen:

• rechtsvorm, statutaire naam en handelsnaam;
• adres, vestigingsplaats en statutaire zetel;
• het registratienummer bij de Kamer van Koophandel (indien ingeschreven);
• beschrijving van hoe de verificatie heeft plaatsgevonden;
• wie er vertegenwoordigingsbevoegd is.

UBO. Is uw cliënt een rechtspersoon of bijvoorbeeld een vennootschap onder firma, dan moet u de identiteit van de Ultimate Benifical Owner (UBO) vastleggen. Met een UBO wordt bedoeld de natuurlijke persoon die de uiteindelijke eigenaar is van of de zeggenschap heeft over een onderneming of rechtspersoon, doordat hij (direct of indirect) een bepaald percentage aandelen heeft (25% of meer). Tip.  Geef aan welke gegevens en documenten u heeft vergaard om deze identiteit te verifiëren. Noteer ten minste de geslachtsnaam en de voornamen van de UBO. Leg vast welke maatregelen u heeft genomen om de identiteit van de UBO vast te stellen.

Nader onderzoek

Risicoprofiel. Zodra u heeft vastgesteld met wie u zakendoet, moet u een risicoafweging maken. Elk dossier moet daarom een risicoprofiel van de cliënt bevatten. Neem in het dossier in ieder geval gegevens op met betrekking tot het type cliënt (onder andere de zogeheten ‘PEP-status’), diens activiteiten, land van herkomst en de maatschappelijke omgeving. Let op. In de per juli 2018 herziene Wwft is deze risicoafweging nog veel belangrijker geworden. Tip. Stel een risicoprofiel op via www.wwftcheck.nl

Bron van middelen. Als het risicoprofiel van uw eigen cliënt daartoe aanleiding geeft, moet u een onderzoek doen naar de bron van de middelen. Leg alle verklaringen en bewijsstukken hieromtrent vast in het dossier. Let op. Bij de wederpartij kunt u naar aanleiding van het risicoprofiel volstaan met een vraag over de wijze van financiering. Leg het antwoord (en de noodzaak om eventueel een melding te doen) wel vast in het dossier.

AVG

Wettelijke grondslag. Het verzamelen en vastleggen van cliëntgegevens is op grond van de AVG toegestaan, voor zover dat moet op grond van de Wwft. Tip. Scherm het BSN en de pasfoto bij een kopie ID-bewijs altijd af! De Wwft biedt namelijk geen grondslag voor het verzamelen van bijzondere persoonsgegevens.

Bewaartermijn. U moet de gegevens van het cliëntonderzoek en (eventueel) de gegevens met betrekking tot ongebruikelijke transacties vijf jaar bewaren. Let op. Bewaren na deze termijn is in strijd met de AVG.