Een vergoeding voor een kopie van het medisch dossier?

Gegevens kosteloos verstrekken

Sinds de AVG. Voor het verstrekken van een afschrift van (gegevens uit) het medisch dossier mag een hulpverlener niet langer een vergoeding vragen, zoals dat volgens de privacywet vóór de AVG wel het geval was.

In de WGBO. In de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) is het recht op inzage in en afschrift van het dossier opgenomen. Op grond hiervan kan een patiënt (of met machtiging zijn vertegenwoordiger of advocaat) verzoeken om een kopie van (een deel van) het medisch dossier. Als een patiënt daarom verzoekt, moet u die gegevens volgens de AVG binnen een maand kosteloos verstrekken. De patiënt kan het op komen halen of u kunt het per post, via een beveiligde mail of via een patiëntenportaal versturen.

Hoe verstrekt u de gegevens?

Per post? Een patiënt (of zijn vertegenwoordiger) kan om een overzicht van zijn persoonsgegevens of om een kopie van een medisch dossier vragen. Als u dit met de post verzendt, mag u volgens de AVG zelfs de portokosten niet in rekening brengen bij de verzoeker. Tip. Verstuur deze gegevens bij voorkeur niet per post om te voorkomen dat de gegevens in handen komen van onbevoegden. Doe dit alleen als het niet anders kan, bijv. als de patiënt niet beschikt over een computer.

Of ophalen? Het heeft de voorkeur dat de patiënt zijn afschrift zelf komt halen. Tip. Vraag hem zich te identificeren voordat u hem de stukken overhandigt, bijvoorbeeld door een check van de foto op het identiteitsbewijs. Dat is zeker belangrijk bij twijfel over de identiteit van een persoon die zegt aanspraak te maken op de informatie. Als arts heeft u immers een beroepsgeheim en mag u alleen informatie over een patiënt verstrekken als de verzoeker daar recht op heeft. Dat is bijvoorbeeld het geval als de verzoeker de patiënt of een bevoegde vertegenwoordiger is, zoals een ouder met gezag.

Wanneer wél kosten berekenen

Uitzonderingen. Volgens de AVG moet een hulpverlener een kopie kosteloos verstrekken. Op deze hoofdregel bestaan twee uitzonderingen. Er mag wel een ‘redelijke vergoeding’ worden gevraagd als:

1. de patiënt om een extra kopie verzoekt of regelmatig om een afschrift vraagt; of
2. als het verzoek buitensporig is, bijvoorbeeld als een patiënt heel vaak verzoeken indient; in dat geval mag u het verzoek zelfs ook weigeren.

Wél vergoeding

Wat is redelijk? Alleen in een van deze twee gevallen mag een redelijke vergoeding voor het afschrift worden gevraagd. Wat een ‘redelijke vergoeding’ is, is nog niet duidelijk. Ook de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens, heeft hier nog geen formeel standpunt over ingenomen. U kunt bijvoorbeeld denken aan de kosten van een cd of dvd, de portokosten (bij dikke of aangetekende pakketten als de patiënt de set niet wil ophalen en vraagt om toezending per post), of een redelijke vergoeding per gekopieerde pagina.

Wees duidelijk. Wees hierover vooraf duidelijk, bijvoorbeeld in de privacyverklaring op uw website.