REGIE - 11.12.2018

Op safe spelen bij regieopdrachten

Een regieopdracht? In situaties dat een uit te voeren werk vooraf niet goed is in te schatten of als er nog geen vaste omlijning bestaat over de omvang van een verbouwing, wordt er in overleg vaak besloten om een opdracht uit te voeren op basis van nacalculatie (in regie). Soms wordt er vooraf een globale raming gemaakt van de uur- en materiaalkosten. Tip. Vermeld wel dat er geen rechten kunnen worden ontleend aan de raming.

Conflict. Het risico bestaat dat over de bewijsvoering rondom de rekeningen onenigheid ontstaat, waardoor betalingen uitblijven of niet worden gedaan. Het ontstane geschil kan escaleren, waardoor een gang naar de rechter het gevolg zou kunnen zijn. Om sterk te staan, moet u uw zaken goed op orde hebben, getuige een recente uitspraak bij het Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden (ECLI:NL:GHARL:2018:3054) . Het ging hier over aanneming op basis van regie. Er speelde een geschil over onderbouwing van de facturen. Deze onderbouwing schiet tekort volgens de rechter.

Hoe staat u sterk?

1. Offerte/opdrachtbevestiging. Ook bij regiewerk moeten voorwaarden vooraf schriftelijk worden vastgelegd en voor akkoord getekend. Zo wordt vastgelegd welk uurloon wordt berekend, welk btw-percentage (6% - vanaf 2019 9% - bij sommige werkzaamheden en/of 21%), de opslag op te leveren materialen, eventueel te berekenen reisuren, doorberekening aan onderaannemers, toeslag voor gebruik materieel en machines, de vantoepassingverklaring van de algemene voorwaarden, extra voorwaarden, garanties, overleg en verantwoording voortgang, de oplevering.

2. Overzichten/dagboek. Voor het aantonen en inzicht geven van alle gemaakte kosten is het noodzakelijk om bij grotere opdrachten wekelijks een overzicht te maken met per dag de bestede uren en geleverde materialen. Zorg dat de afleverbonnen aanwezig zijn bij dat overzicht. De opdrachtgever en aannemer tekenen beide voor akkoord.

Download de voorbeeldmodellen ‘Goed in regie’ via http://tipsenadvies-bouw.nl/download (BW 21.08.04).

3. Facturering. Voor de financiering van de regieopdracht is het van belang om regelmatig te factureren, bijvoorbeeld eenmaal per twee weken. Factureer dan volgens de getekende weekoverzichten. Let erop dat de factuur in principe geen bewijs is, maar een eenzijdige rechtshandeling. Het bewijs moet uit de administratie kunnen worden overgelegd.

4. Extra offertecondities. Mocht het noodzakelijk zijn om extra voorwaarden van toepassing te verklaren, benoem die dan in de offerte onder ‘Offertecondities’. Bijvoorbeeld: het regelen van een noodzakelijke bouwvergunning, gebruik van elektra en water, toestemming van de buren bij gebruik van hun grond, seizoensinvloeden, enz.

5. Administratie. Maak afspraken met leveranciers om per opdracht te factureren. Voeg in de administratie van de betreffende regieopdracht kopieën toe van de facturen van de betreffende leveranciers. Deze kunt u dan ook overleggen aan opdrachtgevers.

6. Overleg vastleggen. Regulier overleg is nodig om af te spreken hoe de volgende fasen worden uitgevoerd. Maak een kort schriftelijk verslag van dat overleg en overhandig dit ook aan de opdrachtgever.