Focus Belastingdienst op het tijdig factureren?

Uitreiking factuur, de naakte waarheid

Als u verplicht bent een factuur uit te reiken, moet u naast de factuurvereisten ook voldoen aan een aantal administratieve verplichtingen. Zo bent u verplicht een factuur uit te reiken voor de 15^e van de maand die volgt op het moment waarop u de goederenlevering of dienst heeft verricht (art. 34g Wet OB 1968) . De factuurdatum is immers van belang voor de aangifte omzetbelasting.

Voorbeeld.Op 20 december 2018 levert u goederen aan uw klant voor een totaalbedrag van € 2.000. De levering vindt plaats in december 2018. U moet dan uiterlijk 15 januari 2019 een factuur uitreiken aan uw klant. Stel, u reikt de factuur tijdig uit op 10 januari 2019.

Gevolg. In Nederland is het uitgangspunt het zogenoemde ‘factuurstelsel’. Dat houdt in dat, als u een factuur moet uitreiken, de btw verschuldigd wordt op het moment van uitreiken van de factuur (art. 13 lid 1a Wet OB 1968) . De verschuldigde btw moet u aangeven in uw btw-aangifte in het tijdvak waarin u de factuur heeft uitgereikt. In voornoemd voorbeeld is dat dus de btw-aangifte voor januari 2019 of voor het eerste kwartaal 2019. Voor bepaalde groepen ondernemers (vooral als zij met name aan particulieren leveren) geldt het kasstelsel. In dat geval geeft u de verschuldigde btw aan in het tijdvak waarin u betaald krijgt. Ook als u een factuur uitreikt, geeft u de btw (pas) aan in het aangiftetijdvak waarin u de betaling ontvangen heeft.

Factuurverplichting?

Voor prestaties die btw-vrijgesteld zijn en voor Nederlandse particulieren, bent u niet verplicht facturen te sturen. Let op. Voor enkele groepen ondernemers geldt dat als zij meestal ondernemers als afnemer hebben, zij ook aan particulieren moeten factureren. Het gaat om bepaalde groothandelsbedrijven en verkopers van producten die met tandheelkunde en tandtechnische werken te maken hebben. U bent verplicht een factuur uit te reiken ter zake van:

• prestaties aan andere ondernemers en rechtspersonen, ook als deze geen ondernemer zijn;
• afstandsverkopen (levering van goederen aan particulieren in andere EU-landen) vanaf een bepaald drempelbedrag;
• vooruitbetalingen voor prestaties aan ondernemers, rechtspersonen en ook bij afstandsverkopen.

Tijdstip prestatie. Moet u dus een factuur uitreiken, dan is de omzetbelasting verschuldigd op het moment dat u de factuur uitreikt. Om te bepalen wanneer u (uiterlijk) de factuur moet uitreiken, is het van belang om vast te stellen wat het tijdstip van de prestatie is. In de meeste gevallen is dat eenvoudig te bepalen: namelijk het tijdstip waarop de levering of dienst wordt verricht. Een dienst is verricht als deze wordt voltooid.

Let op. Bij intracommunautaire transacties is dat tijdstip bovendien van belang om het tijdstip van verwerving te laten samenvallen met dat van de levering, zodat er internationaal geen mismatch komt tussen de opgaaf ICP en de btw-aangifte van de afnemer. Verder is het bepalen van het tijdstip waarop de prestatie heeft plaatsgevonden van belang voor het tarief waaraan die prestatie is onderworpen, met name in het geval van een tariefswijziging van de btw (9% btw vanaf 2019).

Factuur niet of niet tijdig uitgereikt?

Als u de factuur te laat stuurt, bent u de btw verschuldigd op het moment waarop de factuur uitgereikt had moeten worden. Stel, op 20 december 2018 levert u goederen aan uw klant voor € 2.000. U levert december 2018. U moet uiterlijk 15 januari 2019 een factuur uitreiken aan uw klant. Door een foutje maakt u de factuur echter pas op 1 april 2019. De btw wordt verschuldigd op het moment waarop de factuur uitgereikt had moeten worden. In dit geval dus januari 2019. Let op. Uw afnemer mag de btw pas aftrekken als hij de factuur ontvangen heeft, ook als u de factuur te laat stuurt.

Uitzonderingen

Doorlopende prestaties. Voor doorlopende prestaties geldt er een bijzondere regeling. Doorlopende prestaties zijn herhalende of voortdurende leveringen en diensten die op basis van een doorlopende overeenkomst worden verricht. Voor dergelijke prestaties gelden er regels voor wanneer deze prestaties geacht worden te zijn voltooid. U dient de factuur uiterlijk de 15^e dag na de maand waarop de doorlopende prestatie is voltooid uit te reiken. Het Europees Hof van Justitie heeft bepaald dat doorlopende prestaties worden geacht te worden verricht (voltooid) per (afloop van de) periode waarover de afnemer op grond van de overeenkomst tot een betaling verplicht is. Doorlopende prestaties worden geacht minimaal eenmaal per jaar te zijn voltooid (art. 13 lid 7 Wet OB 1968) . Kenmerkend voor een doorlopende prestaties is dat er geen bepaald eindresultaat is overeengekomen. Daarbij kan de periode waarover de prestatie wordt verricht zowel bepaald of onbepaald zijn. Voorbeelden van doorlopende prestaties zijn:

• abonnementen op diensten, zoals telefoonabonnementen, verhuur van auto’s, kantoorruimte, maar ook onderhoudsabonnementen;
• abonnementen op leveringen, zoals bloemen, tijdschriften en gas, water en elektriciteit;
• lidmaatschap van een vereniging;
• het verlenen van licenties;
• verzekeringen en bewakingsdiensten.

Voorbeeld.In de overeenkomst (doorlopende prestaties) die u met uw klant heeft gesloten, is overeengekomen dat uw klant verplicht is om de eerste dag van ieder kwartaal het geld van een telefoonabonnement te voldoen voor het aankomend kwartaal. De doorlopende prestatie is dan verricht (voltooid) per het einde van het kwartaal. In principe zou u dus uiterlijk de 15^evan de maand volgend op het kwartaal de factuur moeten uitreiken. U krijgt echter vooruitbetaald, dus u moet al uiterlijk de eerste dag van de lopende maand een factuur uitreiken (als u verplicht bent facturen uit te reiken). U bent de btw dan ook verschuldigd in de btw-aangifte van de eerste maand van het kwartaal of in het eerste kwartaal. Past u het kasstelsel toe, dan bent u de btw verschuldigd als u de vergoeding ontvangen heeft. Ook als uw afnemer ondernemer is.

Let op. Bij intracommunautaire leveringen moet u altijd een factuur uitreiken. U geeft de intracommunautaire levering aan in de btw-aangifte over het tijdvak waarin de factuur is uitgereikt, mits u de factuur tijdig heeft gestuurd. Bij intracommunautaire diensten, dus diensten tussen twee ondernemers waarbij de btw verlegd wordt naar de afnemer, geldt als bijzonderheid dat de btw verschuldigd wordt (en dus in de btw-aangifte moet worden opgenomen) op het moment dat de dienst wordt verleend of bij eerdere vooruitbetaling. Hierbij wordt dus niet aangesloten bij het tijdstip waarop de factuur wordt gestuurd.

Eindresultaat wel overeengekomen? Is er wel een eindresultaat afgesproken, dan is dit geen doorlopende prestatie. Voorbeelden:

• cursussen en trainingen gericht op het bereiken van kennis of vaardigheden;
• diensten van architecten die een bouw- of verbouwingsproject begeleiden;
• onderzoeksprojecten van een milieu- of organisatieadviseur die leiden tot een eindresultaat of rapportage;
• schilderbeurt of een verbouwing van een winkelpand.

Vooruitbetalingen. Met name bij grote projecten worden voorschotbedragen in rekening gebracht. Is er sprake van vooruitbetalingen, dan moet de factuur telkens worden uitgereikt voor het tijdstip van de opeisbaarheid daarvan. Als er meerdere vooruitbetalingen plaatsvinden, moet er per deelbetaling een factuur worden uitgereikt.

Verzuimboete? Voldoet u niet aan de administratieve verplichtingen, dan loopt u kans op een verzuimboete van ten hoogste € 5.278 (art. 67ca Algemene wet inzake rijksbelastingen) . Let op 1. Het enkel niet voldoen aan een dergelijke verplichting, is hiervoor voldoende. Let op 2. Opzet of grove schuld is dan niet vereist.