E-MAIL - E-MAILGEBRUIK - 20.12.2018

Een duidelijke handtekening voor uw e-mail

Net als een businesskaartje is een duidelijke, professionele e-mailhandtekening een uitstekende manier om kort iets over uzelf en uw bedrijf of activiteit te zeggen. Een handtekening moet minimaal zeggen wie u bent, wat u doet en hoe men verder contact met u kan opnemen. Als u dat relevant vindt, kunt u daar ook uw LinkedIn-, Twitter- of zelfs Facebook-contactgegevens aan toevoegen.

Het eenvoudigst: alleen tekst

De eenvoudigste e-mailhandtekening is er een die alleen tekst gebruikt. U kunt dan wat spelen met fonts, fontgroottes en kleuren, en hoe de handtekening over meerdere regels opgesplitst wordt, maar de handtekening zelf blijft heel sober. Iedere e-mailtool heeft wel de mogelijkheid om zo’n handtekening op te stellen. In bv. Outlook gaat u naar Bestand ; Opties ; E-mail ; Handtekeningen , in Gmail klikt u op het tandwieltje rechts bovenaan en gaat u dan onder de tab Algemeen naar de sectie Handtekening .

Eventueel kunt u ook hyperlinks toevoegen aan uw handtekening met de hyperlinkknop (het icoontje met de kettingschakel). Zo kunt u bv. aan de tekst LinkedIn of Twitter een link koppelen naar uw LinkedIn- of Twitter-profielpagina.

Mooier: html-e-mailhandtekening

Als u een mooie handtekening wilt met alles erop en eraan (bv. met uw profielfoto of het logo van uw bedrijf), dan moet u die aanmaken in html. U hoeft zelf helemaal geen html te kennen: u kunt daarvoor een aantal gratis diensten gebruiken. Een eenvoudige handtekeninggenerator vindt u bij Email Signature Maker ( https://signature-maker.net/email-signature ). U hoeft alleen uw contactgegevens in te vullen en links te plakken naar het logo van uw bedrijf (bv. op de bedrijfswebsite), een profielfoto (bv. uw profielfoto bij Google Foto’s) en – als u dat wilt – naar uw profielpagina’s bij sociale netwerken. U krijgt dan een preview te zien, die u met de knop Highlight and Select selecteert, via een klik met de rechtermuisknop kopieert en dan plakt in de handtekeninginstellingen van Outlook of Gmail.

Een uitgebreidere tool is Si.gnatu.re ( https://si.gnatu.re ). Hier kunt u een Google Maps-link toevoegen aan uw adres, een logo van uw bedrijf of een selfie uploaden en heeft u verder de volledige controle over het uiterlijk van uw handtekening. Wilt u een heleboel voorbeeldhandtekeningen bekijken, bezoek dan eens Mail Signatures ( https://www.mail-signatures.com ). U krijgt een ruime keuze aan verfijnde Signature Templates en u kunt aangeven of de uiteindelijke handtekening die u aanmaakt, bedoeld is voor Outlook, Outlook 365 of Gmail.

Meerdere handtekeningen

In Outlook heeft u de mogelijkheid om verschillende handtekeningen aan te maken. U kunt een standaardhandtekening kiezen voor al uw nieuwe mails, bv. uw zakelijke handtekening, maar u kunt daarnaast ook een minder formele, persoonlijke handtekening maken. Als u een bericht maakt, zal eerst automatisch de standaardhandtekening onderaan geplaatst worden, maar u kunt in de knoppenbalk, in het afrolmenu bij Handtekening , altijd een andere handtekening kiezen. Zo past u uw handtekening aan naargelang van de persoon tot wie u zich richt.