Werk tegelijk met Google Docs en Microsoft Word
Stel dat u een document het liefst in Microsoft Word maakt, maar dat u er daarna samen met anderen aan wilt verder werken om tot een definitieve versie te komen. Voor dat delen en samenwerken is Google Documenten ( http://docs.google.com ) de ideale dienst. Hoe combineert u beide?
Aan de slag!
Maak een Word-document aan en sla het op uw computer op. Ga vervolgens met uw browser naar Google Drive ( http://drive.google.com ) en log in met uw Google-account. Klik op Nieuw en kies Bestanden uploaden . Kies het Word-document dat u aangemaakt heeft. Enkele seconden later bevindt het document zich in de cloud. Klik met de rechtermuisknop op het document en kies Openen in Google Documenten – dit kan even duren. In het overzicht vindt u nu zowel de doc-/docx-versie als de Google Documenten-versie.
Gebruik de software en app
Manueel een document uploaden naar Google Docs is echter niet de snelste manier. Installeert u het gratis programma Back-up en synchronisatie ( https://www.google.com/intl/nl_ALL/drive/download/backup-and-sync/ ), dan krijgt u al uw Google Drive-bestanden ook in de Windows Verkenner te zien. Het volstaat dan een Word-document naar die map in de Verkenner te slepen om het te uploaden. Vervolgens opent u Google Documenten via de browser, net als in de vorige paragraaf. Tip. U kunt een Google Documenten-bestand ook bewerken in de Google Documenten-app voor iOS of Android (onderaan op https://www.google.com/intl/nl/docs/about/ ).
Bewerk uw document
Uw Word-document is nu omgezet naar Google Documenten. Het is dus belangrijk om de upload maar meteen uit te voeren als het document al enige inhoud heeft. U kunt het document vervolgens eenvoudig delen in Google Documenten in de browser. Klik rechtsboven op Delen en voer namen of e-mailadressen in. Standaard mogen de medewerkers het document ook bewerken. Heeft u dat liever niet, klik dan op het potloodje en kies mag bekijken . Tip. Wilt u dat bewerkers geen toegang geven aan andere personen? Klik dan op Geavanceerd en kies Voorkomen dat bewerkers toegangsrechten wijzigen en nieuwe mensen toevoegen .
Interessant is de optie Deelbare link ophalen : u krijgt dan een unieke link die u naar anderen kunt sturen (bv. via e-mail of als bericht). Ook hier heeft u de optie of het document enkel bekeken (standaard) of ook bewerkt kan worden. Tip. Als u een dergelijke link deelt, heeft de persoon die hem ontvangt zelfs geen Google-account nodig om het document te bewerken of te bekijken!
Van Google Documenten naar Word
Nadat u een document naar Google Documenten geüpload heeft en het omgezet heeft in een bewerkbaar document, kunt u het doc-/docx-bestand op Google Drive beter verwijderen (in de browser of via de Verkenner als u het programma Back-up en synchronisatie geïnstalleerd heeft).
Wanneer een document klaar is op Google Documenten, kunt u het eenvoudig weer omzetten naar Microsoft Word. Klik op Bestand ; Downloaden als ; Microsoft Word en sla het op.
Maak uw profiel aan om dit advies en vele andere adviezen te kunnen ontdekken.