Zijn uw kosten wel zakelijk?

Heet hangijzer. De wetgever gaat ervan uit dat u als ondernemer het beste weet hoe u uw bedrijf zo winstgevend mogelijk maakt. Onnodige uitgaven laat u echt wel achterwege, tenzij er andere motieven mede een rol spelen. Maar hoe zit het dan met de bewijslast? Hoe levert u dat bewijs?

Zakelijke kosten

Uitgangspunt is dat u bepaalt of kosten zakelijk zijn. U maakt dus uit of bepaalde uitgaven nut hebben. Als dit achteraf niet zo blijkt te zijn, is dit geen reden de aftrek te weigeren. U heeft het dan gewoon verkeerd ingeschat en dat is een normaal ondernemersrisico. Wel leveren nutteloze uitgaven de meeste discussie op, zeker als u ook nog privé een voordeel geniet van de uitgaven.

Verdeling bewijslast. Bij twijfel zult u een zakelijk motief aannemelijk moeten maken. U wilt immers de kosten aftrekken. De inspecteur kan aftrek alleen weigeren als geen redelijk denkend ondernemer de kosten in vergelijkbare omstandigheden zou maken. Daarvan is niet snel sprake. Uitzonderlijke gevallen hiervan zijn wel bekend.

Privévliegtuig. Het ging hierbij om een tandarts die een privévliegtuig gebruikte voor het woon-werkverkeer. Slechts de kosten van een normaal vliegticket werden toen in aftrek toegelaten. Ook de kosten van zeer dure auto’s worden door rechters in aftrek toegelaten, ondanks dat de fiscus hier regelmatig de grens opzoekt. Een geval waarbij de aftrek werd geschrapt, betrof autokosten ter grootte van € 2 miljoen (!) die een DGA ten laste van zijn BV wilde brengen.

Als de wijn is in de man ... Onlangs werd een zaak voor de belastingrechter gebracht, waarbij een BV de gebruiksvergoeding voor een appartement als zakelijke kosten had opgevoerd, inclusief de kosten van een fors aantal exclusieve wijnen. Volgens de BV was het appartement bedoeld om zakenrelaties te ontvangen en met hen ‘een goed glas wijn’ te drinken. Dat hieraan niet getwijfeld hoefde te worden, bleek al uit de wijnfactuur van ruim € 7.200,-. De inspecteur en de rechter achtten de zakelijkheid echter niet bewezen. Van de bijeenkomsten waren geen verdere facturen in de administratie te vinden, er waren geen verslagen van gemaakt, noch waren er afspraken terug te vinden in de agenda. De aftrek van de gebruikskosten en de wijnen van ruim € 33.000,- werd dan ook geschrapt, Gerechtshof Den Haag, 15.06.2018 (GHDHA:2018:1463) .

Wat leert u hiervan?

Uitgangspunt bij zakelijke kosten is dat u beslist of deze nut hebben. Of de inspecteur dit nut betwijfelt, doet volgens de Hoge Raad niet ter zake, 04.07.2001 (HR:1998:AA2488) . Dat is anders als persoonlijke motieven, dan wel persoonlijke voordelen, een rol spelen. Voor sommige kosten is al wettelijk vastgelegd dat de aftrek dan voor ondernemers in de inkomstenbelasting beperkt wordt tot 80%. Een verdere aftrekbeperking is ook mogelijk, als aannemelijk is dat uw persoonlijke voordeel deze rechtvaardigt.

Let op.  Vooral bij reclame- en sponsorkosten, zakenfeestjes en bij relatiegeschenken is dit nogal eens aan de orde. Tip.  Onderbouw bij discutabele kosten vooral het nut ervan zo goed mogelijk. De BV in de hiervoor genoemde rechtszaak had er bijvoorbeeld goed aan gedaan bij te houden met wie de bijeenkomsten waren, op welke data deze hadden plaatsgevonden en wat het zakelijk nut ervan was.