IN DE KIJKER - 31.08.2018

Identiteit vaststellen, de AVG versus de Wwft

Wwft: vaststellen identiteit

Verplicht cliëntenonderzoek. De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) stelt dat u als makelaar geen diensten mag verrichten aan cliënten waarvan de identiteit onbekend is. Op grond hiervan moet u, voordat er een overeenkomst gesloten mag worden, de identiteit van de cliënt vaststellen en verifiëren aan de hand van een geldig legitimatiebewijs. Let op.  Bij het tekenen van de koopovereenkomst moet u ook de identiteit van de wederpartij vaststellen en verifiëren. Dit is onderdeel van het verplichte cliëntenonderzoek.

De bewaartermijn volgens de Wwft

Vijf jaar. De Wwft stelt dat gegevens van het cliëntenonderzoek minimaal vijf jaar bewaard moeten worden na uitvoering van de transactie of beëindiging van de relatie met de cliënt.

Wat moet u bewaren? Het gaat hierbij niet alleen om de identificatiepapieren, maar bijvoorbeeld ook om gespreksnotities.

Wat zegt de AVG over bewaartermijn?

Niet langer dan noodzakelijk. De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) stelt dat gegevens niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk is om het doel waarvoor zij verzameld zijn, te bereiken.

In dit geval heeft u de gegevens verzameld ter vaststelling en verifiëring van de identiteit van de cliënt. Op grond van de AVG zouden de gegevens dus na het vaststellen en verifiëren, vernietigd moeten worden. Maar dat ligt toch iets anders …

Dus hoelang nu bewaren?

Wwft gaat voor. Er is één kanttekening: de AVG is een algemene wet en de Wwft is een bijzondere wet. En een bijzondere wet gaat voor op een algemene wet! Let op.  U moet dus de identiteitsgegevens vijf jaar bewaren. Met de komst van de AVG is er dus voor de bewaartermijn niets veranderd.

Let op: dit speelt ook nog!

Kopie identiteitsbewijs. Cliënten zullen ter vaststelling en verifiëring van hun identiteit vaak een kopie van het identiteitsbewijs overhandigen. Hierop staat het BSN en een pasfoto. Dit zijn bijzondere gegevens en die mogen volgens de AVG alleen verwerkt worden als daarvoor een wettelijke grondslag bestaat. Let op.  De Wwft geeft hiervoor geen grondslag en u mag die gegevens dus niet bewaren. Ook niet als de cliënt ze zelf aan u heeft overhandigd.

Tip.  Als het BSN en de pasfoto afgeschermd worden, mag een kopie wel bewaard worden. U kunt met een ID-cover (ca.€ 5,-) zo’n kopie maken of met de app KopieID voor de smartphone (gratis - Ministerie van Economische Zaken en Klimaat).

KopieID. Voor iPhone/iPad vindt u deze app op: https://itunes.apple.com/nl/app/kopieid/id932970330 Voor Android op: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.milvum.kopieid

En de notaris dan?

Uitzondering. Voor de notaris geldt er een uitzondering. Als de notaris een kopie van het identiteitsbewijs nodig heeft, dan mag hij wel een volledige kopie maken en bewaren.