Uw personeelsdossier up-to-date

Wat moet erin zitten?

In een goed bijgehouden personeelsdossier zitten al die stukken waarmee u uw beslissingen ten aanzien van de werknemer kunt onderbouwen (denk aan het in dienst nemen, een loonsverhoging of ontslag). Daarnaast zitten er ook gegevens in om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals voor het betalen van belasting en premies.

Waar moet u rekening mee houden?

• De werkgever blijft altijd verantwoordelijk voor de juistheid en nauwkeurigheid van de gegevens in het dossier.
• Alleen gegevens die van belang zijn mogen worden vastgelegd, niet meer.
• De werknemer moet worden geïnformeerd waarom zijn gegevens worden verzameld.
• Gegevens mogen niet langer dan strikt noodzakelijk worden bewaard.
• De gegevens moeten veilig worden bewaard, zodat er niets verloren gaat maar ook niets bij onbevoegde personen terecht kan komen.
• De werknemer moet de mogelijkheid krijgen zijn gegevens in te zien en eventueel te corrigeren.

Uitgangspunt twee jaar. Het uitgangspunt is dat gegevens uiterlijk twee jaar na beëindiging van het dienstverband worden vernietigd, tenzij het wettelijk verplicht is de gegevens langer te bewaren. Maar gegevens uit de salarisadministratie die fiscaal van belang zijn, moeten zeven jaar bewaard blijven. Loonbelastingverklaringen en een kopie van het ID-bewijs moeten vijf jaar bewaard worden. Tip. Schoon regelmatig de dossiers op.

Beveiliging. Slecht beveiligde persoonsgegevens kunnen leiden tot een datalek en vervolgens tot misbruik van deze gegevens (denk aan identiteitsfraude). Om dat te voorkomen moet u persoonsgegevens volgens de Wbp beveiligen. Dit betekent dat u niet alleen moderne techniek moet gebruiken voor de beveiliging, maar ook moet kijken naar hoe uw bedrijf met persoonsgegevens omgaat. Voor ernstige datalekken bestaat er een meldplicht bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Van fysiek naar digitaal

Strenge eisen. De Belastingdienst stelt strenge eisen aan het omzetten van een fysiek personeelsdossier naar een digitaal dossier. Tip. Bespreek uw plannen voor het digitaliseren van uw personeelsdossier tijdig met de Belastingdienst. Als de Belastingdienst instemt, kan na een geslaagde en goed beveiligde digitalisering het fysieke dossier worden vernietigd. U bent namelijk niet verplicht om een fysiek dossier te blijven bewaren naast het digitale dossier. Tip. Laat het dossier vernietigen door een gecertificeerde archiefvernietiger of gebruik een papierversnipperaar.

Tip. Leg het digitaliseringsproces zo veel mogelijk vast in een protocol dat zo nodig aan de Autoriteit Persoonsgegevens kan worden verstrekt.

Soms is papier onontkoombaar. Houd rekening met de wettelijke status van een fysiek document. Een arbeidsovereenkomst op papier is namelijk een zogenaamde ‘onderhandse akte’. De rechter is verplicht om zo’n akte als (dwingend) bewijs te accepteren. Als zo’n document wordt opgeslagen als een gewone pdf, geldt deze pdf echter alleen als ‘vrij digitaal bewijs’. De rechter mag zelf weten hoeveel belang hij er aan hecht. Als u wilt dat gescande documenten ook als ‘dwingend bewijs’ gelden, moet het scannen aan een aantal zeer specifieke eisen voldoen. Let op. De or moet instemmen met de digitalisering van de personeelsdossiers.