U wilt elektronisch gaan factureren, hoe dan verder?
Wat is een ‘e-factuur’? Een elektronische factuur of e-factuur is een digitaal bestand (maar geen pdf!) dat van het ene geautomatiseerde systeem elektronisch kan worden verwerkt in het andere geautomatiseerde systeem. De ontvanger van de e-factuur kan (mits zijn boekhoudpakket e-facturen ondersteunt) de factuur foutloos en geautomatiseerd verwerken in zijn boekhouding. Dat in tegenstelling tot een papieren of digitale factuur in pdf-formaat die via de e-mail wordt verstuurd.
D-factuur? Een factuur in pdf-formaat (per e-mail) is geen e-factuur maar een d-factuur (digitale factuur). Een pdf-factuur wordt namelijk bij de ontvanger niet automatisch ingelezen. Hiervoor is weer extra software nodig; de zgn. ‘scan- en herkensoftware’. Die is overigens maar voor 95% nauwkeurig. Pdf-facturen worden dus veelal nog handmatig ingeboekt.
Hoe herkent u een e-factuur?
Het meestgebruikte formaat bij e-facturatie is het UBL-formaat (Universal Business Language). UBL is in Nederland de meest populaire standaard, omdat elke rijksoverheidsinstantie verplicht is tot het accepteren van digitale facturen overeenkomstig de UBL-standaard. Een UBL-factuur is een standaard XML-bestand dat speciaal is uitgedacht voor facturen. Als een boekhoudpakket UBL-facturen ondersteunt, wordt op het moment dat het XML-bestand naar de boekhouding wordt gestuurd, die elektronische factuur herkend. Vaak wordt er een pdf-factuur meegestuurd voor de leesbaarheid.
Wat zijn de voordelen?
Het versturen van papieren facturen kost tijd en geld. Elektronische facturen verzendt u daarentegen via de computer en zijn dus met één druk op de knop op de plaats van bestemming.
Dit biedt de volgende voordelen:
- De verwerking van de facturen verloopt automatisch.
- De verwerking van de facturen verloopt sneller, waardoor de facturen eerder worden goedgekeurd en betaald.
- Geen fouten door handmatige verwerking.
- Kostenbesparing: geen drukwerk, print- en portokosten.
Wat zijn de regels?
Een e-factuur moet aan dezelfde wettelijke factuureisen voldoen als een papieren factuur of een pdf-factuur die u via e-mail verstuurt:
- Op de factuur moeten de wettelijke verplichte gegevens staan.
- De authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud, en de leesbaarheid van de factuur, op papier of in elektronisch formaat, moeten vanaf het tijdstip waarop de factuur wordt uitgereikt tot het einde van de bewaartermijn worden gewaarborgd.
| Wat is wat? |
|
- De Belastingdienst moet de facturen kunnen controleren.
Let op. Wel geldt er een extra voorwaarde voor het elektronisch factureren. De belangrijkste voorwaarde volgens artikel 35b van de Wet op de omzetbelasting 1968 is: “Elektronische facturering wordt toegepast behoudens aanvaarding door de afnemer.”
| Ons advies |
| Formeel gezien mag u dus alleen een elektronische factuur versturen als u daarvoor toestemming heeft van uw klant. In de praktijk en zeker met de voortgang van de technologische ontwikkelingen en acceptatie van elektronische communicatie, is een dergelijke afstemming en goedkeuring niet moeilijk te realiseren. Als uw klant de factuur zonder commentaar verwerkt en betaalt, kunt u ervan uitgaan dat hij akkoord is. Communiceer vooraf met uw klant dat u elektronisch factureert of wijs hem eventueel uitdrukkelijk op uw algemene voorwaarden indien daarin de wijze van factureren is opgenomen. Dit voorkomt eventuele verwarring, of dubbele facturering. Gaat uw klant niet akkoord, dan zult u toch een papieren factuur moeten uitreiken. |
Hoe implementeren?
Overstappen op e-facturatie? Volg deze stappen.
Stap 1: Oriënteringsfase. Hoe groot is uw onderneming? In welke branche bent u actief en welke oplossingen zijn er zoal?
Indien u reeds met een bepaald boekhoudpakket werkt, dan zal dat ook deels bepalen wat uw mogelijkheden zijn. Informeer bij de leverancier van uw boekhoudpakket welke mogelijkheden u heeft.
Stap 2: Softwareselectie. Werkt u nog niet met geavanceerde boekhoudsoftware? Of wilt u overstappen naar een ander pakket? Kies dan een boekhoudpakket dat bij uw onderneming/branche past. Houd daarbij ook rekening met eventuele wensen in de toekomst.
Tip. Via de site https://www.softwarepakketten.nl/ublketentest kunt u zien welke boekhoudpakketten UBL kunnen leveren.
Op de website http://www.softwarepakketten.nl vindt u een overzicht van alle beschikbare boekhoudsoftware en online boekhoudpakketten. Daarbij bestaat ook de mogelijkheid om keuzes te maken op basis van de branche waarin u actief bent.
Stap 3: Plan van aanpak. Stel uzelf bij uw plan de volgende vragen: hoe ga ik mijn klanten informeren? Denk daarbij ook aan uw toeleveranciers. Hoeveel facturen ontvang ik en van wie?
Informeer of ze facturen in UBL-formaat kunnen aanleveren, zodat u ook de inkoopfacturen direct in uw boekhouding kunt verwerken. Dit bespaart u een hoop tijd aan administratieve handelingen. Tip. Zo kunt u leveranciers die u een e-factuur aanleveren bijvoorbeeld een snellere betalingstermijn bieden.
Nog niet toe aan de overstap?
Wilt u nog niet overstappen op e-facturatie, en wilt u liever pdf-facturen versturen? Denk er dan aan dat een pdf-bestand (nadien nog) bewerkt kan worden.
U als prestatieverrichter dient echter de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur te kunnen waarborgen. Hoe u dat doet, bepaalt u helemaal zelf.
Zo mag u gebruikmaken van iedere bedrijfscontrole die een betrouwbaar controlespoor tussen een factuur en een verrichte prestatie oplevert.
Dit kan een geavanceerde elektronische handtekening zijn, maar ook een offerte, opdrachtbevestiging of bewijs van betaling.
| Ons advies |
| Bewaar de originele e-mail met het authentieke pdf-bestand. Zo kunt u de authenticiteit van de factuur waarborgen. Dit doet u makkelijk door bijvoorbeeld de facturen naar een algemeen e-mailadres te versturen. |
Via http://tipsenadvies-administrateur.nl/download (FM 01.10.02) kunt u de volgende hulpmiddelen downloaden:1. Een overzicht van de wettelijke factuurvereisten.2. De rekentool ‘E-facturatie’ om via Excel pdf-facturen te maken als u elektronisch factureren nog niet wilt invoeren.
Hoe met bewaarplicht?
Ook e-facturen dient u gedurende 7 jaar te bewaren in uw administratie. Bij onroerende zaken is de bewaartermijn 10 jaar.
Zolang de e-facturen via uw boekhoudpakket toegankelijk zijn, voldoet u aan de bewaarplicht. Vanuit de wet volgt namelijk de eis dat facturen moeten worden bewaard in hun originele vorm en in het geval van e-facturen is dat dus elektronisch.
Let op. Daarbij dient u ook alle gegevens met betrekking tot die facturen zoals offertes, opdrachtbevestigingen, betalingsbewijzen, etc. te bewaren. U moet namelijk aan kunnen tonen wat er met de factuur is gebeurd.
Ernstige gevolgen. Niet voldoen aan de wettelijke bewaarplicht kan erg vervelend uitpakken: omkering van de bewijslast, geldboetes, strafrechtelijk gedoe en hoofdelijke aansprakelijkheid van de bestuurder (BV).
Ook kan de Belastingdienst naar eigen inzicht aanslagen opleggen die bij omkering van bewijslast moeilijk te weerleggen zijn.
Maak uw profiel aan om dit advies en vele andere adviezen te kunnen ontdekken.