ZAKELIJK - WEBDIENSTEN - 19.01.2018

Google Agenda: ook voor projectbeheer

Voor de planning van zakelijke projecten worden vaak zgn. Gantt-grafieken ( http://nl.wikipedia.org/wiki/Gantt-grafiek ) gebruikt. Die bestaan uit verschillende rijen, die elk een specifieke taak binnen een project vertegenwoordigen. Op de horizontale as wordt de tijd weergegeven die nodig of beschikbaar is voor dat project. De afzonderlijke tijdbalken geven weer hoeveel tijd er aan elk onderdeel gespendeerd kan of moet worden. Zo’n Gantt-grafiek kan u ook een goed zicht geven op het gebruik (en eventuele onderbezetting) van resources zoals personeel, machines, gebouwen, enz. Een opsomming van alle voordelen vindt u bij  TeamGantt ( https://goo.gl/h8W6aS ) en Teamweek ( https://goo.gl/59TwVB ).

Verschillende tools

Er bestaan tal van webtools die de stand van uw projecten kunnen weergeven aan de hand van Gantt-grafieken. We hebben eerder bv. Ganttic ( http://www.ganttic.com ) en 5pm ( http://www.5pmweb.com ) voor u getest. Dat zijn handige hulpmiddelen, op voorwaarde dat u alle projectgegevens manueel ingeeft of importeert. Gebruikt u de handige Google Agenda ( http://calendar.google.com ) voor uw professionele activiteiten? Dan moet u zeker Ganttify ( http://www.gantt-chart.com ) eerst eens uitproberen. Wanneer u deze tool koppelt aan uw Google-account, worden alle projectgegevens automatisch geïmporteerd. Bovendien is dit helemaal gratis.

Hoe werkt het?

Aan de slag. Op de homepage van Ganttify vindt u een knop Connect with Google Calendar . Wanneer u daarop klikt, moet u de link met uw Google Agenda bevestigen. Daarna moet u een wachtwoord kiezen voor uw Ganttify-account, en vervolgens worden al uw Google-agenda’s onder elkaar weergegeven in een lijstje. Een klik op Open Gantt chart opent een nieuw venster met daarin de hieruit gedestilleerde Gantt-grafiek.

Wat ziet u? De diverse agenda-items worden in volgorde van hun begintijdstip onder elkaar getoond. De tijdsindeling op de horizontale as is standaard ingesteld op ‘day’, maar via het menu bovenaan kunt u die wijzigen (van ‘5 minutes’ tot ‘month’). U treft er ook knoppen aan om een print-out te maken, de grafiek te updaten met nieuwe data vanuit Google Agenda, te scrollen naar vandaag en de dagen van het weekend al dan niet te tonen. Tip.  Via het Settings -icoontje kunt u de tijdlijn nog meer naar uw hand zetten (bv. het begin- en einduur van uw werkdag instellen). In de knoppenbalk vindt u ook een filtermogelijkheid, maar het nut ervan ontgaat ons wat.

Let op!  Het zou ook mogelijk moeten zijn om met behulp van de rechtermuisknop bv. de begin- en eindtijdstippen van de geplande taken aan te passen en deadlines toe te voegen, maar dat lukte bij onze tests niet. Volgens de makers van Ganttify wordt dat probleem nog aangepakt.

Ons eindoordeel

Ganttify is een no-nonsense tool: heel veel mogelijkheden zijn er niet, maar de kans is groot dat die volstaan. Tip.  Weet wel dat u deze webtool ook kunt koppelen met de projectplanners Basecamp ( http://www.basecamp.com ) en Trello ( http://www.trello.com ). Dat kan gratis voor Basecamp; voor Trello betaalt u $ 6,99/maand.