Mag ik een kopie van uw ID-bewijs?

Identiteitsfraude. Als er veel persoonsgegevens zijn verzameld, neemt ook het risico op identiteitsfraude toe. Als er verkeerd gebruik wordt gemaakt van de kopietjes, kan een bedrijf zelfs aansprakelijk zijn voor de schade die daaruit ontstaat of een forse boete krijgen van de Autoriteit Persoonsgegevens. Hoe zit dat en waar moet u op letten?

Vragen om legitimatie? Ja, mits ...

Belang. Een bedrijf mag vragen om legitimatie als het daarbij een gerechtvaardigd belang heeft. Klanten zijn niet verplicht om zich te legitimeren. Die plicht geldt alleen in uitzonderlijke gevallen, bijvoorbeeld wanneer een bedrijf een overeenkomst aangaat met een klant en zeker wil zijn dat de klant ook is wie hij zegt te zijn, voor werkgevers die de identiteit van medewerkers moeten vaststellen of voor de horeca-exploitant die zeker wil weten dat zijn klanten ouder zijn dan 18 jaar.

Kopiëren van legitimatie? Nee, tenzij ...

Juridische grondslag. Als u een gerechtvaardigd belang heeft, mag u dus vragen om legitimatie. Maar dat identiteitsbewijs mag alleen gekopieerd worden als daarvoor een juridische grondslag is.

Enkele voorbeelden. Als u een werknemer in dienst neemt, moet u op grond van de Wet op de loonbelasting 1964 de identiteit vaststellen en een kopie van het identiteitsbewijs bewaren. Ook financiële instellingen moeten op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) een kopie van het identiteitsbewijs bewaren op grond waarvan zij de identiteit van hun klant hebben vastgelegd.

Kopiëren alleen in uitzonderingsgevallen. Als er geen wettelijke grondslag is voor het kopiëren van een ID, kan het zijn dat het uitvoeren van een overeenkomst zo’n kopie noodzakelijk maakt. De Autoriteit Persoonsgegevens (de AP) vindt dat dit alleen in uitzonderingsgevallen mogelijk moet zijn. Tip. Onderbouw en documenteer de noodzaak van het kopiëren goed, bijv. bij de verhuur van auto’s om voertuigcriminaliteit tegen te gaan.

Beperkt kopiëren. Als tussenweg kunt u ervoor kiezen om het BSN-nummer, de geboortedatum en de pasfoto onbruikbaar te maken. Tip. Gebruik de app ‘KopieID’ van de overheid waarmee u veilige kopieën kunt maken.

Plichten als u kopieert

Melden bij de AP. Het maken en verzamelen van kopieën van identiteitsbewijzen moet worden gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Ook moet degene van wie het identiteitsbewijs wordt gekopieerd, worden geïnformeerd en heeft hij het recht om de gegevens in te zien, te laten corrigeren en zich te verzetten tegen verzameling.

Veilig bewaren. Ook moeten de verzamelde kopieën organisatorisch en technisch beveiligd worden tegen verlies, diefstal of ander onrechtmatig gebruik, bijvoorbeeld identiteitsfraude. Als dit niet gebeurt en er ontstaat een datalek, dan kan dit resulteren in torenhoge boetes op grond van de Meldplicht datalekken Wet bescherming persoonsgegevens.

Tip. Bewaar de kopieën niet langer dan noodzakelijk of wettelijk verplicht is.