ADMINISTRATIE - 23.10.2017

De computer crashte, inspecteur, niet mijn schuld toch?

Daar kunt u toch niks aan doen? Als ondernemer bent u verplicht een administratie te voeren. Die plicht voert ver. Alles wat van belang voor uw belastingheffing kan zijn, moet u bewaren. Op papier én digitaal. Maar wat nu als uw administratie gestolen wordt of bij een brand verloren gaat? Of als uw computer onherstelbaar crasht? Bent u dan toch verantwoordelijk en zo ja, wat zijn dan de gevolgen? Kunt u zoiets voorkomen?

Is overmacht, logisch toch?

Voor wat betreft uw fiscale boekhoud- en bewaarplicht zal er helaas zelden sprake zijn van overmacht. Let op. Dit betekent dat u ook bij oorzaken buiten uw schuld altijd moet zorgen dat u uw boekhouding kunt tonen. Het maken van kopieën en back-ups is dus essentieel, want als uw administratie bijvoorbeeld bij brand of een crash verloren gaat, bent u anders zwaar de klos.

Omkering bewijslast. Is uw administratie al dan niet door externe oorzaken niet meer aanwezig of compleet, dan kan de inspecteur een zogenaamde ‘informatiebeschikking’ opleggen. Hierin eist hij de gevraagde gegevens op en heeft u maar te zorgen dat u ze aanlevert. Kunt u dat niet, dan kan de inspecteur de bewijslast omdraaien. Dit draait meestal uit op een ramp, want de inspecteur legt dan een aanslag op waarna u maar moet aantonen dat deze op een te hoog bedrag is vastgesteld. Zonder administratie is dit nauwelijks mogelijk. De hoogte van de aanslag moet wel redelijk blijven, maar zal ook niet te laag uitvallen.

Rechter vond daar niets erotisch aan ...

Onlangs ging een collega van u die werkzaam was in de erotische branche flink de fout in toen bij een boekencontrole de administratie grotendeels verloren bleek te zijn. Volgens uw collega was er sprake van overmacht. De computer had na een crash de geest gegeven waarbij de administratie verloren was gegaan. De computer was namelijk niet meer te herstellen geweest en was vernietigd. De inspecteur en ook de rechter vonden het echter de plicht van de ondernemer om te zorgen voor back-ups, Rechtbank Noord-Holland, 19.09.2017 (RBNHO:2017:7654 en 7655) . De opgelegde informatiebeschikking bleef dan ook in stand, evenals de naheffingsaanslagen loon- en omzetbelasting. Inclusief boetes en rente een bedrag van ver over de zes ton!

Wat kunt u hiermee?

Als uit deze uitspraak iets duidelijk wordt, is het wel dat back-ups van uw administratie van levensbelang zijn. Zoals uit de uitspraak blijkt, is de fiscus onverbiddelijk als u om wat voor reden dan ook hier geen prioriteit aan gegeven heeft. Bewaar een back-up niet op dezelfde plaats als uw oorspronkelijke administratie, want dan bent u bijvoorbeeld bij brand nog geen steek verder. Tip. Een back-up in de cloud of bij uw boekhouder kan een oplossing bieden.

Toch geen back-up? Heeft u geen back-ups, probeer uw administratie dan zo goed mogelijk via derden te achterhalen. Offertes zijn ook in bezit bij uw klanten. Zo ook verzonden e-mails. Bankafschriften kunt u nog jaren later opvragen bij uw bank. Zo kunt u een informatiebeschikking met succes aanvechten of proberen aan te tonen dat de schatting van de inspecteur te hoog is. Houd echter voor ogen dat een goede back-up van levensbelang is en heel veel problemen kan voorkomen.