Controle van medewerkers

Het mag, mits ...

Rekening houden met privacy. Het is niet verboden om uw medewerkers te controleren, zolang u maar rekening houdt met hun privacy. Als u rekening houdt met de persoonlijke levenssfeer van uw medewerkers, mag u best af en toe een kijkje nemen en de boel controleren. Dit kan met medeweten van uw medewerkers, maar ook heimelijk. In dat laatste geval gelden er wel extra regels. Hoe zit dat precies?

Wbp. Als u uw medewerkers wilt controleren, moet u voldoen aan de regels die de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) stelt.

1. Gerechtvaardigd belang. U moet een ‘legitieme reden’ hebben om uw medewerkers te controleren. Denk aan de werkgever die wil bijhouden waar zijn chauffeurs rijden in verband met planningsdoeleinden. Om dit te doen moet hij controleren waar de chauffeurs zich bevinden. Denk bijvoorbeeld ook aan de werkgever die wil bijhouden welke uren er worden gewerkt, omdat er sprake is van flexibele uren. Hij moet dan het tijdregistratiesysteem uitlezen. Uw belang als werkgever moet daarbij zwaarder wegen dan het privacybelang van de medewerker.
2. Ingrijpend. U kunt uw doel niet bereiken op een andere manier die minder ingrijpend is voor de privacy van uw medewerkers.
3. Informeren. U moet uw medewerkers klip-en-klaar laten weten wat er in uw bedrijf wel en niet is toegestaan. Het moet duidelijk zijn wat er verboden is. U moet daarbij aangeven dat er controle mogelijk is. Tip. Leg dit vast in gedragsregels of in een protocol en zorg ervoor dat uw medewerkers deze regels kennen, zodat zij ook echt weten waaraan zij moeten voldoen.
4. Privécommunicatie. U moet rekening houden met de vertrouwelijke (privé)communicatie die uw medewerkers voeren. U mag bijvoorbeeld niet de privé-e-mails of berichten van uw medewerkers uitlezen.
5. Melden. In bepaalde gevallen moet u de controle melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Heeft uw organisatie een or, dan moet u aan hen vooraf toestemming vragen voor de controle. Tip. Controleer of u de controle moet melden op https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/melden

Voorwaarden voor heimelijke controle

Stiekem ... Wilt u niet dat uw medewerkers weten dat u de controle uitvoert, dan zijn daar extra voorwaarden aan verbonden. U denkt bijvoorbeeld dat enkele medewerkers een greep uit uw kassa hebben gedaan en u wilt controleren of dat ook echt zo is. U plaatst daarom een onzichtbare camera om de kassa in de gaten te houden.

Toestemming AP. Dit mag pas als er een redelijke verdenking is dat een of meerdere medewerkers iets doen wat strafbaar of verboden is. U moet daarvoor bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) een voorafgaand onderzoek aanvragen. U mag pas beginnen als u goedkeuring heeft. Daarnaast moet u de betrokken medewerkers achteraf altijd informeren over de heimelijke controle.

Risico? U mag dus uw medewerkers controleren, maar pas goed op dat u dat ook op de juiste wijze doet. Als u dit niet doet, dan kan de Autoriteit Persoonsgegevens u hoge boetes opleggen!