Computercrash geen overmacht, dus?
Risico gecrashte computer. De meeste ondernemingen leggen hun administratie geheel of gedeeltelijk digitaal vast. Dit zal in de toekomst alleen maar toenemen. Ondanks het gemak van digitaal werken, brengt dit ook een risico met zich mee. Wat als de computer waarop u uw administratie voert, crasht? Deze vraag kwam aan de orde in een rechtszaak voor de Rechtbank Noord-Holland, 19.09.2017 (RBNHO:2017:7654) .
Belastingcontrole. In deze zaak gaat het om een onderneming die werkzaam is in de sexindustrie. De Belastingdienst stelt een boekenonderzoek in voor de btw en de loonheffingen. Tijdens het boekenonderzoek worden tal van gegevens opgevraagd, zoals bankbescheiden, omzetdagstaten, afschrijvingsstaten en afsprakenboeken.
Omkering bewijslast. Volgens de ondernemer is de computer waarop hij de administratie voerde, echter gecrasht. Hierdoor zijn de gevraagde gegevens definitief verloren gegaan. De Belastingdienst stelt dat niet is voldaan aan de administratieplicht. De bewijslast wordt omgekeerd en de ondernemer ontvangt naheffingsaanslagen gebaseerd op een schatting van de gemaakte omzet. Volgens de ondernemer is er echter sprake van overmacht. Wat kan hij eraan doen dat de computer is gecrasht?
Verantwoordelijkheid ondernemer. Volgens de rechter is het correct bewaren van de gegevens echter de verantwoordelijkheid van de ondernemer. Dat hij hiervan geen back-up heeft gemaakt, kan hem worden aangerekend. Er is dus geen sprake van overmacht.
Back-ups maken. Zorg ervoor dat zowel uw schriftelijke als uw digitale administratie goed bewaard blijft. Maak waar nodig kopieën en back-ups. Bewaar de back-ups buiten uw bedrijf, anders bent u bijvoorbeeld bij brand of een inbraak alsnog de klos. Een back-up in de cloud of bij uw boekhouder of accountant kan een oplossing zijn.
Checklist ‘Archiveren’ (BT 22.16.01)
Maak uw profiel aan om dit advies en vele andere adviezen te kunnen ontdekken.