‘Zeg patron, de btw op uw factuur klopt niet!’, wat nu?

Foutje is snel gemaakt ... Stel, uw hotelgast meldt zich bij u met een foutje in zijn factuur. Hoe moet het nu verder: gewoon een nieuwe factuur uitreiken en klaar of ligt het niet zo eenvoudig?

Te veel btw op de factuur

Heeft u op een factuur te veel btw of ten onrechte btw in rekening gebracht? Dan kunt u dit herstellen door:

• de foutieve originele factuur terug te nemen en te zorgen voor een correcte factuur;
• de foutieve factuur in zijn geheel te crediteren en een juiste factuur te maken met de juiste tarieven;
• de foutieve factuur aan te vullen middels een creditnota.

Let op 1. Het enkel uitreiken van een creditfactuur is alleen bij particulieren voldoende om ten onrechte te veel gefactureerde btw terug te draaien. Bij facturen aan ondernemers, maar ook stichtingen, e.d., dient u het gevaar voor verlies van belastinginkomsten uit te schakelen! Zo moet u kunnen aantonen dat:

1. de ontvanger van de factuur de btw niet kan aftrekken of geen aftrek heeft gehad (zoals de btw op eten en drinken in uw etablissement; of
2. de factuur door terugname niet meer kan worden gebruikt voor uitoefening van het aftrekrecht; of
3. de ontvanger van de factuur de ten onrechte/te veel gefactureerde btw op aangifte heeft voldaan.

Let op 2. U moet de ten onrechte in rekening gebrachte btw altijd afdragen, tenzij de afnemer particulier is. Draagt u deze btw niet af, dan kan de Belastingdienst deze btw bij u naheffen en de aftrek bij uw klant weigeren. Daarbij mag de ontvanger (uw klant) van de factuur alleen btw in aftrek nemen die op de juiste wijze op een correcte factuur aan hem in rekening is gebracht.

Te weinig btw op de factuur

Heeft u op een factuur te weinig btw in rekening gebracht? Dan kunt u dit herstellen door:

• een aanvullende factuur uit te reiken voor de resterende btw. U draagt deze btw af en uw klant kan deze btw op dezelfde manier in aftrek nemen als andere aan hem in rekening gebrachte btw;
• de foutieve factuur in zijn geheel te crediteren en een juiste factuur te maken met de juiste tarieven;
• de foutieve originele factuur terug te nemen en te zorgen voor een correcte factuur.

Let op. Reikt u geen aanvullende factuur uit en zorgt u ook niet voor een correcte factuur? Ook dan bent u verplicht de te weinig gefactureerde btw af te dragen aan de Belastingdienst.

U vergeet 21% btw in rekening te brengen over de door u geleverde diensten ad € 300,-. De Belastingdienst gaat er nu van uit dat het totaalbedrag van € 300,- inclusief 21% btw is. Er wordt dan 21/121 x € 300,- = € 52,06 aan btw bij u nageheven.

Wat moet u niet doen? Een veel gemaakte fout is dat men de reeds verstuurde factuur aanpast en nogmaals verstuurd. Boekhoudkundig bestaan er dan twee facturen. Weliswaar met hetzelfde factuurnummer, maar wel met verschillende bedragen, btw-tarieven en omschrijvingen. Dat heeft weer invloed op uw btw-afdracht of verrekening.