BIJTELLING PRIVÉGEBRUIK - 21.09.2017

Voorkom dat u onbedoeld een auto ter beschikking stelt

Hoe zat dat ook alweer? Als u auto’s aan uw werknemers ter beschikking stelt, dan moeten deze worden bijgeteld en moet u hier loonheffingen over betalen. Dat is alleen anders wanneer de werknemer of u kunt bewijzen dat de auto niet voor privédoeleinden werd gebruikt, bijvoorbeeld aan de hand van een sluitende rittenregistratie.

Onbedoeld ter beschikking stellen?

Het is dus belangrijk om te voorkomen dat u onbedoeld een auto ter beschikking stelt. Dat kan echter wel gebeuren. Bijvoorbeeld in de volgende recente opinie van de advocaat-generaal van de Hoge Raad, 07.04.2017 (ECLI:PHR: 2017:221) .

Wat was hier het geval? Een thuiszorgorganisatie had circa 90 werknemers in dienst die 9 auto’s konden gebruiken om cliënten te bezoeken. In de praktijk kozen de werknemers zelf wanneer zij de auto pakten (de werkgever bemoeide zich hier niet mee). Privégebruik was verboden maar kwam wel voor en de werkgever controleerde ook niet op het gebruik.

Oordeel gerechtshof. Het hof oordeelde dat de auto’s ter beschikking stonden voor privégebruik en als voordeel bij de werknemer in aanmerking moesten worden genomen. De zaak ligt nu bij de Hoge Raad, maar de advocaat-generaal - wiens taak het is de Hoge Raad te informeren over de geldende regels en die zelf ook zijn mening geeft - heeft het hof gelijk gegeven.

Autopark? Zo voorkomt u gedonder!

Vier handige tips! Heeft u meerdere auto’s? Zorg dan dat u de zaak beter vormgeeft dan de thuiszorgorganisatie. Hoe doet u dit?

1. Logboek. Zorg dat de werknemers de sleutel niet zomaar kunnen pakken, maar dat ze de sleutel kunnen afhalen (zoals) bij de receptie. Zorg dat daar een lijst ligt met welke werknemer welke auto mee heeft, wanneer de auto weer is ingeleverd en voor welk zakelijk doel de auto bedoeld was. Het heeft de voorkeur dat u begin- en eindkilometerstand ook noteert. Uw bewijs is dan een stuk sterker.
2. Verbod. Verbied privégebruik en als u privégebruik constateert, leg dan een boete op en tel de auto alsnog bij.

Download een model ‘Verbod privégebruik’ via http://tipsenadvies-personeel.nl/download (PS 22.19.02).

1. Controle. Controleer regelmatig of er toch sprake is van privégebruik. Kijk daarvoor elke maand van enkele ritjes na of deze zakelijk waren. Blijkt uit deze steekproef dat de werknemer de auto alvast ‘s avonds meeneemt omdat hij de volgende dag direct door moet naar een klant en zijn de kilometers ongeveer na te rekenen? Dan is dat zakelijk (en is er dus geen privégebruik). Let op. Is de klant echter 50 kilometer verderop gevestigd en blijkt bij een steekproef dat er 300 kilometer gereden is? Stel dan vragen aan de werknemer. Er is misschien een goede reden, maar u moet deze reden wel weten en tevoorschijn kunnen halen bij een vraag van de Belastingdienst. Is er geen goede reden, dan is er sprake van privégebruik en moet u de sancties gaan opleggen.
2. Vastleggen. Leg vast wat u heeft gecontroleerd en wanneer, en wat u heeft gedaan met de constateringen. Het zou immers zonde zijn wanneer u alle moeite genomen heeft en u dit niet kunt bewijzen jegens de Belastingdienst!