E-MAIL - E-MAILGEBRUIK - 24.05.2017

Meer grip op uw mailbox

Om Inbox Zero te bereiken moet u rigoureus alle nieuwe berichten afhandelen steeds wanneer u uw mail checkt. Dit systeem geeft niet iedereen een bevrijdend gevoel: de druk om die inbox toch maar leeg te houden kan ook zorgen voor extra stress. Maar wie Inbox Zero opgeeft, vervalt jammer genoeg gemakkelijk in het andere uiterste: totale chaos. Met deze tips voor uw e-mailroutine kunt u werken aan uw zwakke plekken.

E-mail checken

Niet te vaak. Uw mail checken zodra u een bliepje hoort, kost u te veel tijd. Uit onderzoek blijkt dat twee à drie keer checken per dag het beste rendement oplevert.

Eerst opruimen. Een goede aanpak is om bij het checken twee keer door de lijst met nieuwe berichten te gaan. In de eerste ronde gooit u alle overbodige mails zoals reclame meteen in de prullenmand. In de tweede ronde verwerkt u de overgebleven, belangrijke berichten. Afgeronde conversaties kunt u het best direct archiveren.

In de wachtkamer. Het lastigste zijn berichten die u niet direct kunt afhandelen, bv. omdat het antwoord eerst nog wat opzoekwerk vergt. Deze e-mails moet u in wacht zetten, zodat u ze niet uit het oog verliest. Dat kan door ze te vlaggen of te markeren als ongelezen – in dat geval laat u ze in uw inbox staan. Gaat het om echte taken, dan maakt u beter nieuwe to do’s aan in uw taakplanner.

E-mail beantwoorden

Snel zijn. U heeft er alle voordeel bij om berichten snel te beantwoorden. Het draagt bij tot uw professionele imago en laat u toe om conversaties eerder af te ronden en uit uw inbox te krijgen.

Kort is goed. Uitgebreide antwoorden zijn meestal niet nodig. Probeer uw antwoord te beperken tot drie zinnen. In conversaties met collega’s hoeft u niet telkens een aanspreking of groet toe te voegen; aan de afzender zien ze heus al van wie de e-mail komt. Zo spendeert u minder tijd aan het schrijven van antwoorden.

Automatisering

Automatisch sorteren. Elke goede mailapplicatie heeft tegenwoordig sorteerfilters om belangrijke mail te scheiden van de rest, bv. Postvak Prioriteit bij Gmail ( https://support.google.com/mail/answer/186531 ) of Onbelangrijke Mail bij Outlook ( https://goo.gl/sGyiDM ). Leer deze filters kennen en gebruik ze om uw inbox te beperken tot de belangrijke berichten. De rest kunt u bekijken (of wissen) als het u uitkomt.

Bijkleuren. Met een zelfgemaakte filter laat u berichten die direct naar u gestuurd zijn in een andere kleur weergeven om ze beter te laten opvallen. Deze mails zijn normaal belangrijker dan berichten waar u in cc staat. Handel deze berichten eerst af als u geen tijd heeft om uw inbox volledig af te werken.

Opruimen

Oud is out. Als u Inbox Zero laat varen, zal uw inbox gestaag aangroeien. U moet dus af en toe schoonmaken. Dit kan vrij snel gaan: sorteer op datum en archiveer alle berichten ouder dan twee maanden. Berichten die na twee maanden nog in uw inbox zitten, waren allicht niet zo belangrijk (anders had u allang reminders gekregen), of zijn al afgehandeld, of zijn al zo oud dat het wat beschamend zou zijn om nu nog te antwoorden.